Digitaler Meldeschein für Hotels – mehr Schein als Sein

Weg frei für den digitalen Meldeschein in Deutschland. Aber aufgepasst: Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift! Wo liegt der Unterschied und was bedeutet der neue Beschluss des Bundeskabinetts für Hoteliers und Gastgeber wirklich? Wir klären auf!

Elektronischer Meldeschein seit 2015

Digitaler Meldeschein für Hotels_Meldeschein ausfüllen in digitaler Gästemappe_Gastfreund GmbH

Seit dem 01. November 2015 wurde mit dem Bundesmeldegesetz in allen deutschen Bundesländern die Meldepflicht für Gastgeber vereinfacht. Seitdem darf der Meldeschein, statt wie bisher nur komplett handschriftlich, teilweise digital ausgefüllt werden. Allerdings ist weiterhin zwingend vorgeschrieben, dass der Gast den ausgedruckten Meldeschein handschriftlich unterschreibt.

Viele Hoteliers fragen deshalb bereits die Daten für den Meldeschein vor Ankunft des Gastes digital ab, zum Beispiel mit einem Online-Formular innerhalb einer digitalen Gästemappe. Bei der Ankunft muss der Gast den digital vorausgefüllten und ausgedruckten Meldeschein dann nur noch unterschreiben. Das ist einfach und spart Zeit beim Check-in.

Digitaler Meldeschein ab 2020

Jetzt hat das Bundeskabinett beschlossen, den Prozess komplett zu digitalisieren: Ab 2020 wird der vollständig digitale Meldeschein eingeführt. Damit soll der Aufwand für Hoteliers rund um die Meldepflicht deutlich verringert werden. Die Digitalisierung in der Hotellerie kommt nun also auch per Gesetz in der Branche an. Dennoch ist in diesem Fall nicht alles Gold was glänzt!

Irrglaube digitale Unterschrift

Mit der Einführung des digitalen Meldescheins soll die Authentifizierung, also die eindeutige Identifikation eines Gastes, nun auch komplett digital ermöglicht werden und damit die handschriftliche Unterschrift ersetzt werden. Dabei handelt es sich dann irrtümlicherweise aber nicht um eine Unterschrift, wie wir es bspw. von Paketzustellern über Tablets, Unterschriftpads oder Mobiltelefone gewohnt sind, sondern um eine Unterschrift mit komplexen Authentifizierungsverfahren, die gesetzlich festgelegt sind.

Achtung: Auch in Mecklenburg-Vorpommern hat die Unterschrift mittels Unterschriftpads oder Mobiltelefonen aktuell keine Gültigkeit. Landesrecht kann in diesem Fall Bundesrecht nicht außer Kraft setzten.[1]

Digitaler Meldeschein – Ihre Möglichkeiten

Die erhobenen Daten können nur dann ausschließlich elektronisch gespeichert werden, wenn…

1. … „durch die beherbergte Person zugleich ein kartengebundener Zahlungsvorgang mit einer starken Kundenauthentifizierung ausgelöst wird“[2], wie beispielsweise durch eine Zahlung mit Kreditkarte oder EC-Karte. Dabei müssen allerdings drei Punkte erfüllt werden, wie Markus Luthe vom Hotelverband in einem Blogbeitrag erklärt:

  • Zahlungsdienstleister müssen neben dem bisherigen Impuls „Zahlung erfolgreich“ auch einen „SCA durchgeführt“ (ausgeschrieben: Strong Customer Authentication = starke Kundenauthentifizierung) zur Verfügung stellen.

    Die Verpflichtung dieser Authentifizierung im Rahmen der neuen Zahlungsrichtlinie gilt seit dem 14. September 2019. Diese verlangt, dass „für mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr […] Online- und Kartenzahlungen […] nun grundsätzlich durch zwei unabhängige Merkmale aus den Kategorien Wissen (z.B. Pin, Passwort, …), Besitz (z.B. Handy, Karte, …) und Inhärenz (z.B. Fingerabdruck, …) bestätigt werden.“[3]
  • Das Property Management System (PMS) der Unterkunft und der Zahlungsanbieter müssen über eine Schnittstelle miteinander kommunizieren.
  • Das PMS muss die „zweckgebundene Zuordnungsnummer für wiederkehrende Zahlungen“ (den sogenannten Token, also eine bestimmte Folge verschlüsselter Zeichen, die der Identifikation von Benutzern dienen) zwölf Monate abrufbar halten und zwingend im PMS speichern. Mit diesem Token kann man das hinterlegte Konto und somit den Kontoinhaber ermitteln.

Problem: In der Praxis bedingt das eine Anbindung des Zahlungsdienstleisters an das PMS in Verbindung mit der starken Kundenauthentifizerung des elektronischen Zahlungssystems. Außerdem kommt diese Option bei Geschäftsreisen mit Kostenübernahme (der Beherbergte ist nicht der Bezahlende; die Karte läuft auf einen anderen Namen), bei vielen ausländischen Kreditkarten oder bei Barzahlungen nicht in Frage.


2. … die Identifikation des Gastes mithilfe des elektronisch lesbaren Personalausweises erfolgt.

  • Eingabe der PIN: Hierfür muss der Gast die persönliche PIN eingeben, damit ein spezielles Lesegerät die Daten auslesen und somit den Gast authentifizieren kann. Dieser Vorgang könnte beispielsweise auch völlig ohne Rezeption funktionieren, sofern man die dazugehörige Hardware (bspw. einen Check-in Terminal) besitzt.
  • Auslesen der Zugangsnummer (CAN): Hier wird statt der PIN, die sogenannte CAN auf dem Ausweis verwendet, um die Daten auszulesen. Da die CAN aber für jeden lesbar auf dem Ausweis steht, ist eine eindeutige Identifikation des Gastes nicht gewährleistet. Deshalb muss der Gast bei dieser Variante seine CAN an der Rezeption eingeben und der Rezeptionsmitarbeiter muss das Gesicht des Gastes mit dem Personalausweis abgleichen.

Problem: Die Unterkunft benötigt hierzu passende Lesegeräte und der Gast muss sowohl die Online-Ausweisfunktion freigeschaltet haben, als auch den zugehörigen PIN im Kopf haben. Zudem ist es bisher für deutsche Staatsbürger nicht erforderlich, sich in der Unterkunft mit ihrem Personalausweis auszuweisen – mit der neuen Lösung entstünde ein wesentlich höherer Aufwand für die Gäste und die Gastgeber.

Die Freude war groß. Die Enttäuschung für die Hotellerie ist wohl noch größer. Denn nach Entbürokratisierung hört sich alles plötzlich nicht mehr an.

Unsere Tipps für Sie:

  • Informieren Sie sich ausführlich zum Bürokratieentlastungsgesetz III sowie legale und für Sie umsetzbare Verfahren zum digitalen Meldeschein. Der Deutsche Tourismusverband hat hierzu eine ausführliche Stellungnahme veröffentlicht. (Link)[4]
  • Bleiben Sie bei aktuell kursierenden Lösungen zum digitalen Meldeschein sehr kritisch – insbesondere in Verbindung mit einer „digitalen Unterschrift“ (bspw. über ein Pad, Smartphone oder Tablet) – und fragen Sie nach der Gesetzeskonformität. Lassen Sie sich die Einhaltung des Bundesmeldegesetztes explizit vom Anbieter bestätigen. Fragen Sie im Zweifelsfall bei der IHA oder dem Deutschen Tourismusverband nach.
  • Wir sind für Sie da: Nach wie vor können Meldescheine digital vorausgefüllt und dann handschriftlich unterschrieben werden. Wir bieten Ihnen eine Lösung, den Gast den Meldeschein über Ihre digitale Gästemappe bequem vorausfüllen zu lassen.

Was die digitale Gästemappe noch alles kann, verraten wir Ihnen in unserem Beitrag “Die Must-haves für jede digitale Gästemappe“.


Quellen:

[1] https://www.ahgz.de/news/digitaler-meldeschein-bundesinnenministerium-stellt-meck-pom-loesung-infrage,200012255835.html

[2] https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/E/entwurf-drittes-buerokratieentlastungsgesetz.pdf?__blob=publicationFile&v=14

[3] https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/psd2/psd2-775434

[4] https://www.bundestag.de/resource/blob/663316/37cbdc56f95dc2a4c0ac24ad88a12bc0/sv-kunz-data.pdf

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