Neustart für die Hotellerie: Wie Hotels mit digitalen Services durchstarten (1/2)

Die Corona-Krise bringt für die Hotellerie, die Gastronomie und den Tourismus große Herausforderungen mit sich. Seitdem bestimmen Hygieneregeln, Beherbergungsverbote, Reisewarnungen und Ausgangsbeschränkungen den Alltag der Gastgeber. Aber auch diese Krise werden wir gemeinsam meistern. Denn Menschen sehnen sich nach Urlaub und werden wieder verreisen, sobald die Hotels öffnen dürfen – sowohl aus privaten als auch beruflichen Gründen. Trotzdem ist Vorsicht geboten, denn die ganze Welt hat sich seit der COVID-19-Pandemie verändert und damit auch das Reiseverhalten: Der Schutz vor Viren und Krankheiten hat oberste Priorität! Gerade deshalb haben kontaktlose, digitale Services in der Hotellerie extrem stark an Bedeutung gewonnen und sind heute wichtiger denn je.

So bereiten sich Hotels am besten auf den Neustart vor

Für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und Campingplätze steht die Wiedereröffnung nach dem Lockdown bevor. Die Hinweisschilder zur Abstandsregelung und zur Maskenpflicht, die regelmäßige Desinfektion öffentlich zugänglicher Räume, die Gästeregistrierung in den Restaurants und der Verzicht auf haptische Gegenstände gehören seit dem Frühjahr 2020 zur neuen Normalität. Doch für ein langfristiges Konzept für den Aufenthalt der Gäste braucht es noch etwas mehr.

Gastgeber, die jetzt ihre Gästekommunikation digitalisieren, Abläufe vereinfachen und kontaktlose Services anbieten, profitieren auch nach der Krise langfristig von ihrem modernen Service. Denn digitale Lösungen, wie eine digitale Gästemappe, eignen sich nicht nur für hygienisches „Social Distancing“, sondern ermöglichen auch eine persönliche Gästebetreuung und damit ein besseres Gästeerlebnis und mehr Verkaufsoptionen.

Mit dieser Checkliste rüsten sich Hoteliers jetzt für die Zukunft:

  1. Check-in mit digitaler Gästemappe inkl. Meldeschein vereinfachen und Rezeption entlasten
  2. Zimmermappen, Infobroschüren, Flyer und Speisekarten durch eine digitale Gästemappe ersetzen
  3. Chat als kontaktlose Alternative zu Warteschlangen, Anrufen oder dem Gang zur Rezeption anbieten
  4. Auf BYOD setzen und öffentliche Geräte regelmäßig desinfizieren
  5. Zusatzangebote online buchbar machen
  6. Konzept für eine möglichst kontaktarme Reinigung aller Bereiche erstellen
  7. Auf Wunsch zusätzliche Zimmerreinigung anbieten oder Zimmerreinigung abbestellen lassen
  8. Hygienemaßnahmen online und offline kommunizieren
  9. Neuigkeiten und Informationen via Push-Nachrichten verbreiten
  10. Gästefeedback zur Umsetzung des Hygienekonzepts sammeln

Im Folgenden möchten wir genauer auf alle Punkte der Checkliste eingehen.

Digitale Services: persönliche Betreuung mit Abstand

Trennscheiben und Alltagsmasken sind das eine – wirklich virensicher ist die persönliche Gästebetreuung jedoch nur, wenn Hoteliers den physischen Kontakt mit Gästen auf das Nötigste reduzieren. Der elektronische Meldeschein sorgt beispielsweise für eine schnelle Abwicklung des Check-ins und verhindert Ansammlungen an der Rezeption. Schon vor der Anreise füllen die Gäste den Meldeschein digital über ihre Smartphones oder Laptops aus und setzen bei der Ankunft dann lediglich ihre Unterschrift unter ihre Daten.

Alle wichtigen Informationen zum Aufenthalt erhalten sie ebenfalls online über die digitale Gästemappe ihrer Unterkunft. Auch diese entlastet das Rezeptionspersonal, da sie die häufigsten Fragen der Gäste bereits beantwortet. Aber nicht nur das! Die digitale Gästemappe ist aktueller und hygienischer, da sie ganz bequem über die eigenen Smartphones, Tablets und Laptops der Gäste aufgerufen wird. Eine Zimmermappe aus Papier müsste hingegen nach jedem Gast aufwendig desinfiziert und bei jeder kleinen Änderung ausgetauscht werden. Die Inhalte der digitalen Gästemappe aktualisiert der Hotelier hingegen ganz simpel und in Echtzeit online.

So wissen die Gäste beispielsweise jederzeit über die aktuellsten Öffnungszeiten, Check-out-Zeiten, Hygienevorschriften, Veranstaltungen, Angebote des Hotels oder passende Ausflugstipps für die Region Bescheid. Sind noch Fragen offen, schicken die Gäste über den integrierten Chat in der digitalen Gästemappe komfortabel eine Nachricht an ihre Gastgeber. Die Mitarbeiter bzw. die Gastgeber beantworten die Nachrichten über das gewohnte E-Mail-Programm und können so persönlich auf die Anliegen der Gäste eingehen. Hygiene und Sicherheitsabstand sind also gewährleistet!

Das eigene Smartphone der Gäste: komfortabel und kontaktlos

Ganz klar, die Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Variante der digitalen Gästekommunikation ist in diesen Zeiten die sicherste und kostengünstigste Lösung für Hoteliers. Die Gäste nutzen hierbei ihr eigenes Smartphone, ihr Tablet oder ihren Laptop und gelangen z. B. über QR-Codes oder beim Einloggen in das Hotel-WLAN zur digitalen Gästemappe ihres Gastgebers. Die Gäste kommen dabei nur mit dem eigenen mobilen Gerät in Berührung. So spart sich das Personal die aufwendige Reinigung von stationären Tablets auf jedem Zimmer. Und mal ehrlich, wer will heutzutage schon ein fremdes Gerät anfassen, dessen Betriebssystem man eventuell nicht mal kennt, wenn man auch das eigene Smartphone nutzen kann?!

Möchten Hoteliers ihren Gästen trotzdem zusätzlich ein Gerät zur Verfügung stellen, bieten sich Monitore mit einem Infokanal, Tablets oder Touchscreen-Kiosks in offen zugänglichen Bereichen wie der Lobby an. Die Bildschirme müssen die Mitarbeiter dann natürlich regelmäßig desinfizieren und reinigen, um die Ausbreitung von Viren und Keimen zu verhindern.

Mehr Informationen zu den Vorteilen des BYOD-Konzepts finden Sie in unserem Beitrag „BYOD vs. stationäre Tablets – Das eigene Smartphone der Gäste gewinnt“.

Hygienisches Verkaufstalent digitale Gästemappe

Die digitale Gästemappe ist nicht nur zur Information der Gäste bestens geeignet. Sie vermarktet zudem die Angebote des Hotels: den täglichen Brötchenservice, die Wellnessanwendung, den Fahrradverleih oder das Personal Training im Fitnessbereich. Egal welchen Service das Hotel bietet – Gäste buchen diesen direkt über ein digitales Formular in der digitalen Gästemappe. Diese gibt es übrigens als App und Webversion bei Gastfreund, damit sie wirklich jeder Gast nutzen kann.

Ist außerdem die digitale Speisekarte des Restaurants in der Gästemappe integriert, bestellen die Gäste auf Wunsch auch das Essen auf ihr Zimmer oder reservieren einen Tisch. Dadurch planen Hoteliers besser voraus, entzerren die Essenszeiten und vermeiden einen überfüllten Speiseraum. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Gästeregistrierung zur COVID-19-Kontaktverfolgung erfolgt über ein digitales Formular.

Digitale Services: Die Tischreservierung, Gästeregistrierung oder die Bestellung des Frühstücks aufs Zimmer erfolgen kontaktlos in der digitalen Gästemappe.

Ganz ohne zusätzliche Reservierungssoftware machen Hoteliers, Ferienwohnungsbesitzer und Campingplatzbetreiber ihre Angebote so mobil buchbar und steigern ihrem Umsatz. Auch wenn Hygiene in ferner Zukunft einmal nicht mehr Thema Nummer 1 sein sollte, freuen sich Gäste, Mitarbeiter und Gastgeber über diesen unkomplizierten Service. Denn Tools wie die digitale Gästemappe verbessern die Zufriedenheit der Gäste, steigern die Umsätze des Hotels und entlasten das Personal durch digitalisierte Prozesse. Mit der digitalen Gästemappe sind Unterkünfte nicht nur für die Wiedereröffnung, sondern auch für die zunehmende Digitalisierung in der Hotellerie gewappnet.


Digitale Services bieten noch mehr Chancen für die Zukunft: In Teil 2 geht es um die kontaktarme Reinigung, die Kommunikation der Hygienemaßnahmen und die Bedeutung von Gästefeedback.

Sind Sie schon ausreichend auf die Wiedereröffnung Ihres Hotels vorbereitet?

Jetzt digital durchstarten!

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