Effizienter Service in Business- und Stadthotels: die digitale Geschäftsreise

Internationale Städtereisende, Tagungs- und Kongressbesucher, Künstler auf Tour oder Geschäftsleute: Business- und Stadthotels haben sehr unterschiedliche Gäste, die häufig nur wenige Tage bleiben. Dementsprechend verschieden sind auch ihre Erwartungen. Diese zu erfüllen, erfordert Anpassungsfähigkeit. Immer mehr Hoteliers greifen daher auf digitale Unterstützung zurück und optimieren so ihre Prozesse. Wir zeigen, wie Business- und Stadthotels wieder durchstarten und wie die digitale Gästemappe dabei hilft.

Die digitale Gästemappe – perfekt für Stadthotels geeignet

Geschäftsreisende gelten meist als anspruchsvolle Gäste. Damit keine wertvolle Zeit verloren geht, fordern Businessgäste eine reibungslose Guest Journey von der Buchung bis zur Abreise ohne lange Wartezeiten. Schließlich möchten sie sich während ihres Aufenthalts voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren. [1]

Dazu gehört z.B. eine möglichst schnelle Abwicklung von Check-in und Check-out. Viele Hoteliers lassen die Gäste daher den Meldeschein schon vorab digital ausfüllen und halten das Check-in-Gespräch bewusst kurz. Sie stellen ihnen indessen alle Informationen zum Aufenthalt gesammelt in ihrer digitalen Gästemappe bereit, sodass die Gäste je nach Bedarf auf das Gäste A-Z, Tipps und Angebote zugreifen. Und nicht nur das: Sie nutzen die digitalen Services des Hotels und buchen z.B. das Frühstück direkt über ihre eigenen Smartphones. Die digitale Gästemappe macht Zimmermappen aus Papier, zahllose Flyer sowie verschiedene Einzellösungen wie Messenger, digitale Buchungsformulare oder Apps zur Datenerfassung ab sofort überflüssig: Sie ermöglicht das nahtlose Reiseerlebnis, das sich die Businessgäste wünschen.

Erwartungen der Gäste an Business- und Stadthotels

Flexibilität

Geschäftsreisende und Kurzurlauber sind meist nicht lange im Hotel, haben wenig Zeit und wünschen sich schnelle, effiziente Prozesse während ihres Aufenthalts. Der Gast hat das Ladekabel seines Laptops vergessen? Der Abflug verspätet sich und er möchte spontan später auschecken? In solchen Situationen ist Flexibilität gefragt. Für erprobte Businesshotels kein Problem: Persönlich, telefonisch, aber auch via Chat sind sie jederzeit für ihre Gäste erreichbar. Mit der digitalen Gästemappe steht den Gästen außerdem rund um die Uhr ein mobiler Concierge-Service bereit, mit dem sie ihre Anfragen komplett digital abwickeln. Flexibler geht es nicht!

Weil die digitale Gästemappe vom eigenen Smartphone aus jederzeit via App oder Progressive-Web-App erreichbar ist, spielt es keine Rolle, wo der Gast sich gerade befindet. Diese BYOD-Lösung („Bring Your Own Device“) ist auch für Städtereisende praktisch, die nur wenig Zeit im Hotel verbringen. Sie finden in der digitalen Gästemappe Informationen zur Umgebung, Ausflugstipps und einen digitalen Reiseführer – ganz egal, wann und wie weit sie sich vom Hotel entfernen.

Hinweis

In Stadthotels treffen Gäste aus allen Ländern aufeinander – Sprachbarrieren und Missverständnisse sind da nicht weit. Mit der digitalen Gästemappe von Gastfreund gehört das glücklicherweise der Vergangenheit an: Denn die digitale Gästemappe gibt es auf Wunsch auch in mehreren Sprachen, sodass die Gäste alle wichtigen Informationen einfach in Ruhe nochmal nachlesen können.

Digitale Gätemappe - Chat, Services, Tisch reservieren - Gastfreund GmbH

Mit der Chat-Funktion und vielen verschiedenen Reservierungs- und Buchungsformularen ist die digitale Gästemappe der perfekte Helfer für einen flexiblen Service.

Digitaler Service in Stadthotels: Erleichterung der Arbeit…

Es versteht sich von selbst, dass die meisten Geschäftsreisenden für die Arbeit eine stabile Internetverbindung benötigen. Auch privat sind sie ständig mit dem eigenen Smartphone, Tablet oder Laptop online. Kostenloses WLAN im gesamten Hotel gehört daher zur Grundausstattung von Business- und Stadthotels.

Darüber hinaus erwarten die Gäste auch immer mehr digitale Services, die den Aufenthalt angenehmer gestalten: Neben den Gästeinformationen, Hygienevorschriften und Tipps für die Region enthält die digitale Gästemappe bspw. digitale Formulare für die Tischreservierung, den Roomservice, das Abbestellen der täglichen Zimmerreinigung etc. Viel beschäftigte Businessgäste schätzen diesen schnellen und unkomplizierten Service. Bei ihrer nächsten Geschäftsreise kommen sie gerne wieder, werden Stammgast und empfehlen das Hotel auch ihren Kollegen weiter.

… und Auszeit vom Alltag

Als Ausgleich zur stressigen Arbeit, zu Meetings und Co. legen immer mehr Businessgäste auch auf Reisen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zusätzliche Services im Hotel oder Freizeitangebote nehmen sie gerne in Anspruch – vorausgesetzt sie müssen nicht lange recherchieren und können flexibel agieren.

  • Nach getaner Arbeit entscheiden sich viele Gäste für einen Saunabesuch, eine Massage oder die sportliche Betätigung im Fitnessbereich. Hotels mit solchen Angeboten sollten diese daher insbesondere auch den Businessgästen aktiv, z.B. via Push-Nachrichten in der digitalen Gästemappe, anbieten.
  • Gäste, die ihre freie Zeit lieber mit Lesen verbringen, werden ebenfalls in der digitalen Gästemappe fündig: Dort liegen die Hotelzeitung mit Neuigkeiten und Angeboten des Hotels sowie bekannte Tageszeitungen, Zeitschriften und Magazine als E-Paper bereit.
Infokanal für Hotels - Gastfreund GmbH
  • Am Abend entspannen Gäste gerne vor dem Hotel-TV. Mit dem Infokanal als moderne Infotainment-Lösung bietet dieser noch eine weitere Präsentationsfläche für die Informationen und Angebote des Hotels. Wirbt der Gastgeber auf dem Infokanal z.B. für das Frühstück auf dem Hotelzimmer, scannt der Gast einfach den entsprechenden QR-Code mit dem Smartphone und füllt die Bestellung in der digitalen Gästemappe aus. Am nächsten Tag freut sich der Gast über das ruhige Frühstück und das Hotel profitiert von zusätzlichem Umsatz.

Checkliste: So starten Business- und Stadthotels nach der Krise wieder durch

Während der Corona-Krise führten Reisebeschränkungen zu einem starken Einbruch von Geschäftsreisen. Also mussten Alternativen wie Viedeocalls und Webinare her. Auch wenn sich die Lage inzwischen beruhigt, befürchten einige Hoteliers, dass Unternehmen langfristig mehr auf digitale Treffen statt Dienstreisen setzen werden. Laut dem Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) ist diese Sorge unbegründet: Er rechnet damit, dass sich Anzahl und Struktur von Geschäftsreisen zwar verändern, aber dass “der persönliche Kontakt auch nach der Corona-Pandemie wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit […] sein [wird].” [2]

Mit dieser Checkliste sind Business- und Stadthotels in jedem Fall für die Zukunft gewappnet:

 

  • Zuverlässiges gratis WLAN im gesamten Haus installieren und mit einer WLAN-Willkommensseite als Kontaktpunkt zu den Gästen nutzen
  • Zimmermappe digitalisieren und alle wichtigen Informationen, Angebote und Tipps in der digitalen Gästemappe breitstellen
  • Jederzeit für die Gäste erreichbar sein (z.B. via Telefon, E-Mail, Chat in der digitalen Gästemappe)
  • Alle Services in der digitalen Gästemappe bündeln und online buchbar machen
  • Upselling- und Cross-Selling-Maßnahmen zur Steigerung des Umsatzes einführen
  • Flexibel sein: z.B. bei Zahlungsmethoden, Check-in- und Check-out-Zeiten, Lösung von individuellen Problemen, digitale Gästemappe als App und Web-Version für alle mobilen Geräte (Smartphone, Tablet, Laptop, …)
  • Check-in- und Check-out-Prozesse digitalisieren und damit das Personal entlasten
  • Angebote für den Ausgleich zum Alltag bieten: z.B. Sportkurse, Wellness-Anwendungen, Freizeit-Programm etc.
  • Mehrsprachige Informationen für internationale Gäste anbieten

Sie möchten mit Ihrem Hotel digital durchstarten? Wir beraten Sie gerne.


 

[1] VDR-Geschäftsreiseanalyse 2020, S.6: https://www.vdr-service.de/fileadmin/services-leistungen/fachmedien/geschaeftsreiseanalyse/VDR-Geschaeftsreiseanalyse-2020.pdf

[2] VDR-Geschäftsreiseanalyse 2020, S.27

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