Digital statt gedruckt: Hotels setzen auf digitale Gästemappe, E-Paper & Co. (1/2)

Von der Online-Buchung des Zimmers über den digitalen Meldeschein bis hin zur Bewertung im Internet – die Digitalisierung in der Hotellerie hat viele Facetten. In diesem Artikel gehen wir speziell auf einen Aspekt davon ein: Wie digitalisieren Hotels all ihre Dokumente, Broschüren, Zimmermappen und Zeitungen aus Papier? Und welche Vorteile ergeben sich durch digitale Gästemappe, E-Paper etc. für Hoteliers und Gäste?

Zettelwirtschaft ade! Alternativen für gedruckte Zimmermappen, Flyer, Magazine und Zeitungen

Hoteliers kennen es: Sie möchten ihre Gäste am liebsten so früh wie möglich über alles Wichtige informieren, wie Essenszeiten, Rezeptionszeiten, Aktivitäten in der Region oder Angebote des Hotels. Doch in gedruckten Zimmermappen, verschiedenen Broschüren und losen Zettelsammlungen verlieren die Gäste schnell den Überblick. Häufig verbringen sie auf der Suche nach der richtigen Information viel Zeit mit Blättern oder sind auf die Auskunft des Hotelpersonals angewiesen. Besonders umständlich ist das auch für Gäste, die gerade außerhalb des Hotels unterwegs sind oder nur wenig Zeit mitbringen.

Immer mehr Gastgeber fassen stattdessen alle relevanten Informationen, Tipps und Angebote in einer digitalen Gästemappe zusammen. Dokumente wie der digitale Meldeschein, Speisekarten und Buchungsformulare für Hotelangebote finden dort alle ihren Platz. Für die Leseratten unter den Gästen stellen viele Hoteliers außerdem eine große Auswahl an Tageszeitungen und Zeitschriften digital bereit. Damit erfüllen sie auch gleich die Bedürfnisse vieler Gäste, denn E-Paper und E-Magazine werden immer beliebter! [1]

Digitale Gästemappe, E-Paper und digitale Formulare bieten entscheidende Vorteile

Umweltfreundlichkeit

Für eine umfangreiche Infomappe drucken Gastgeber oft stapelweise Seiten für jedes Zimmer aus. Zählt man die Auslage von Broschüren, Flyern und Tageszeitungen dazu, kommt einiges an Papier zusammen. Sobald eine Information veraltet ist, landet alles im Altpapier. Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt, setzt daher lieber auf die papierlose Variante.

Einfache und schnelle Aktualisierung

Egal, ob es sich um die neue Speisekarte, das wöchentlich wechselnde Aktivprogramm oder eine Preisänderung im Wellnessangebot handelt – digital passen Gastgeber alles in wenigen Klicks an. So stellen sie den Gästen die aktuellste Information immer in Echtzeit zur Verfügung. Zimmermappen, Flyer und Programmübersichten aus Papier müssen die Mitarbeiter hingegen überall händisch im Hotel austauschen. Das kostet nicht nur viel Papier sondern auch wertvolle Zeit, die das Team besser in die persönliche Betreuung der Gäste investieren sollte.

Übersichtlichkeit

Gegenüber gedruckten Zimmermappen, Zeitungen, Broschüren und Flyern ist eine digitale Gästemappe deutlich übersichtlicher. Dank logisch strukturierten Unterseiten, Verlinkungen auf weiterführende Inhalte und passender Bebilderung navigieren die Gäste hier ganz intuitiv durch alle Inhalte. So kommen sie ohne lange Recherchen oder Suchen schnell ans Ziel.

Hygiene

Dieser Punkt entpuppt sich besonders in Zeiten von Corona als wahrer Vorteil von digitalen Gästemappen, E-Papern und Formularen. Aber mal abgesehen von der aktuellen Situation: Wer nimmt schon gerne abgegriffene Dokumente mit Kaffeeflecken und Eselsohren in die Hand? Mit der BYOD-Lösung von Gastfreund (Bring Your Own Device) nutzen die Gäste einfach ihr eigenes Smartphone oder Tablet und greifen jederzeit auf die gewünschten Inhalte zu, ohne Angst vor Ansteckungen. Ein großer Vorteile: Dadurch entfällt das ständige Reinigen und Desinfizieren von Mappen und laminierten Zetteln. Dieses Konzept hat aber einen weiteren bedeutenden Vorteil: die Benutzerfreundlichkeit. Die Gäste kennen ihre eigenen Geräte und müssen sich erst gar nicht mit fremden, stationär bereitgestellten Tablets vertraut machen. Die Bedienung ist also von Anfang an klar und Hoteliers vermeiden Verständnis- und Technikprobleme.

Digitale Alternativen: Fomulare, Gaestemappe, Speisekarte und Zeitungen in der digitalen Gästemappe ©Gastfreund GmbH

Den Meldeschein ausfüllen, Speisekarte aufrufen, Informationen checken oder Zeitungen und Zeitschriften online lesen: Dank des BYOD-Konzepts greifen Gäste mit dem eigenen Smartphone, Tablet oder Laptop kontaktlos auf die digitalen Services zu.

Unabhängigkeit vom Aufenthaltsort

Die meisten digitalen Angebote nutzen die Gäste von überall aus. Auch diejenigen, die sich gerade außer Haus befinden, haben in der digitalen Gästemappe Zugriff auf Informationen, Reiseführer und Co. Zukünftige Gäste füllen dort schon vor ihrem Aufenthalt den Meldeschein aus und stöbern durch die Informationen und Angebote des Hotels. Und nach dem Aufenthalt? Mit der Push-Nachrichten-Funktion der digitalen Gästemappe erreichen Gastgeber explizit die kürzlich Abgereisten und bitten sie beispielsweise um eine Bewertung oder bewerben die nächste Buchung.

Unbegrenzte Verfügbarkeit

Anders als bei gedruckten Unterlagen stehen digitale Gästemappen, E-Paper und Magazine beliebig vielen Personen gleichzeitig zur Verfügung. Jeder Gast liest also das, was ihn wirklich interessiert und muss sich nicht mit der Zeitschrift begnügen, die gerade übrig ist.

Positives Image

Hoteliers, die mit der Zeit gehen und die Digitalisierung im Hotelalltag vorantreiben, profitieren von einem modernen Image. Insbesondere die „digital Natives“ bzw. Gäste der „Generation Z“ begeistern sie damit. Denn mittlerweile greifen unter 30-Jährige auf Nachrichten, Zeitungsartikel und Zeitschriften überwiegend online zu und sind digitales Lesen aus dem Alltag gewohnt. [2] Unabhängig vom Alter erwarten immer mehr Gäste einen digitalen Service im Hotel und bevorzugen bei ihrer Buchung Unterkünfte mit digitalen Angeboten. [3]

Entwicklung: Weniger Papier, mehr Digitalisierung

All diese Punkte zeigen deutlich, dass die Zukunft digital ist. Zahlreiche moderne Hotels verzichten inzwischen komplett auf traditionelle Zimmermappen, Broschüren und Zeitungen zum Blättern. Sie reduzieren so nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch Druckkosten. In einer übersichtlichen App oder Web-App finden die Gäste jederzeit schnell die gesuchten Informationen, lesen online Zeitungen und buchen Angebote vom eigenen Smartphone aus. Auch Studien belegen, dass digitale Angebote die Gästezufriedenheit erheblich fördern [4] und für fast zwei Drittel mittlerweile ein ausschlaggebendes Buchungskriterium sind. [3]

Aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt dank digitalen Helfern. Denn Services wie die digitale Gästemappe entlasten das Personal und vereinfachen Abläufe im Hotel. Auf der anderen Seite generieren Hoteliers mit zusätzlichen Buchungen in der digitalen Gästemappe höhere Umsätze.

Digitalisieren Sie jetzt Ihre Gästemappe, ersetzen Sie Printzeitungen und Zeitschriften durch E-Papers und begeistern Sie Ihre Gäste!

In Teil 2 unseres Blogartikels lesen Sie, wie Sie in wenigen Schritten den Papierverbrauch Ihres Hotels erheblich reduzieren. Jetzt lesen!


[1] Bundesverband Digitalpublisher und Zeitungsverleger (BDZV), ZMG E-Paper-Studie 2020: https://www.bdzv.de/service/presse/pressemitteilungen/2020/e-paper-studie-2020

[2] ARD/ZDF-Massenkommunikation 2020: Mediennutzung im Intermediavergleich, S. 399f.: https://www.ard-werbung.de/fileadmin/user_upload/media-perspektiven/pdf/2020/070820_Kupferschmitt_Mueller.pdf

[3] IMWF & Scandic Hotels 2019: „Wachstumstrends im Deutschen Hotelmarkt“, S. 55: https://www.scandichotels.de/press-room#/pressreleases/studie-jeder-dritte-deutsche-bevorzugt-nachhaltige-hotels-2832631

[4] Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021 Der digitale Status quo im deutschen Gastgewerbe, S. 6ff.: https://www.digitalisierungsindex.de/wp-content/uploads/2021/02/Telekom_Digitalisierungsindex_2020_BRANCHENBERICHT_GASTGEWERBE-1.pdf

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