Digitale Gästemappe, E-Paper und Co: In 4 Schritten zum papierlosen Hotel (2/2)

Gedruckte Zimmermappen, Broschüren und Print-Zeitungen haben ausgedient. Immer häufiger nutzen Hotels stattdessen digitale Helfer zur Information und Unterhaltung ihrer Gäste. Wie der erste Teil unseres Blogbeitrages veranschaulicht, haben digitale Infomappen und E-Paper klare Vorteile gegenüber den Varianten aus Papier. Bestimmt fallen Ihnen auch in Ihrer Unterkunft noch Dokumente ein, die Sie digitalisieren möchten. Aber wo fängt man da nur an? Wir zeigen, wie Sie Schritt für Schritt zum papierlosen Hotel gelangen und wie Sie einen nachhaltigen, hygienischen und zeitgemäßen Service für Ihre Gäste etablieren.

Schritt 1: Alle Informationen und Tipps für den Aufenthalt in der digitalen Gästemappe präsentieren

Abgegriffene Zimmermappen auf dem Hotelzimmer, Prospektständer voller Flyer in der Lobby, Tageszeitungen mit Kaffeeflecken im Frühstücksraum: All diese Dinge sind weder schön anzusehen, noch hygienisch. Zusammen mit den – oft noch immer ausgedruckten – Buchungsbestätigungen machen sie im Hotelalltag häufig den größten Anteil des Papierverbrauchs aus. Fassen Sie stattdessen alle wichtigen Informationen rund um das Hotel, den digitalen Meldeschein, Speisekarten etc. in einer digitalen Gästemappe zusammen. Damit gehen Sie den ersten, großen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Hotel.

Für Ihre  Gäste genügt ein QR-Code, ein Link oder eine WLAN-Willkommensseite als Einstieg und sie haben alles Wichtige jederzeit auf dem eigenen Smartphone parat. Sogar einen digitalen Reiseführer mit verschiedenen Ausflugs- und Tourentipps tragen die Gäste damit immer bei sich – als App oder im Web (Progressive Web App). Noch dazu hat die digitale Gästemappe interaktive Funktionen, mit denen die Zimmermappe aus Papier schlichtweg nicht dienen kann: Dank digitaler Formulare buchen die Gäste schnell und unkompliziert Ihre Hotelangebote und per Chat tauschen Sie sich jederzeit direkt mit Ihren Gästen aus.

Klingt aufwändig? Mit Gastfreund ist bekommen Sie Ihre digitale Gästemappe schnell und unkomplizert! Wir wissen, dass Sie viel zu tun haben und nehmen Ihnen die Erstellung deshalb ab. Auch danach stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Schritt 2: Häufig wechselnde Dokumente, wie Wochenprogramm, Speisekarten und Tagesmenü digitalisieren

Spätestens seit Corona nutzen Hoteliers vermehrt digitale Alternativen für Speise- und Menükarten oder Wochenprogramme. Für einen hygienischen Service stellen Sie Ihren Gästen diese Dokumente z.B. im PDF-Format in der digitalen Gästemappe zur Verfügung. Der große Vorteil: Gibt es Änderungen im Wochenprogramm oder eine täglich wechselnde Menüempfehlung, aktualisieren Sie lediglich einmal die entsprechende Datei und laden sie neu im Redaktionssystem der digitalen Gästemappe hoch. Damit sparen Sie nicht nur Druckkosten und Papier, sondern auch Arbeitszeit.

Tipp:

Präsentieren Sie Ihre Empfehlungen nicht nur in der digitalen Gästemappe, wo die Gäste mit dem eigenen Smartphone oder Tablet jederzeit darauf zugreifen, sondern nutzen Sie auch Ihre Bildschirme überall im Hotel. Perfekt dafür: der Infokanal für den Hotel-TV. In der Lobby, an der Rezeption, auf den Zimmer und überall sonst, wo es Monitore gibt, zeigen Sie Ihren Gästen damit die aktuelle Speisekarte, Aktivitäten und Angebote. Die Inhalte verwalten Sie selbst im Online-Editor. Weil dieser auf dieselben Dateien und Bilder zurückgreift wie die digitale Gästemappe, erledigen Sie die Aktualisierung auch hier mit wenigen Klicks.

Schritt 3: Magazine und Zeitungen als E-Paper anbieten

Für knapp ein Viertel der Gäste ist ein kostenfreies Angebot an Zeitschriften und Zeitungen ausschlaggebend bei der Hotelwahl. [1] Online-Zeitungen und -Magazine bieten dabei einige Vorteile: Mit einem digitalen Lesezirkel wie beispielsweise von sharemagazines haben Ihre Gäste eine Auswahl von mehr als 500 verschiedenen Tageszeitungen und Zeitschriften. Je nach Bedarf greifen beliebeig viele Personen gleichzeitig auf ein Medium zu. Daher sind die E-Paper auch nie vergriffen und jeder kann das lesen, was er möchte. Das bedeutet unbegrenzten Lesestoff für all Ihre Gäste vor Ort! Denn die regionalen, überregionalen und internationalen Zeitungen und Zeitschriften sind jederzeit im gesamten Hotel und im umliegenden Außenbereich verfügbar. Ihre Gäste lesen so z.B. die Tageszeitung morgens noch im Bett oder schmökern am Hotelpool in ihrer Lieblingszeitschrift.

Da die aktuellste Ausgabe immer automatisch online bereitliegt, ist der Service doppelt umweltfreundlich: Durch die digitalen Zeitungen reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und vermeiden gleichzeitig die Anlieferung von zahlreichen gedruckten Magazinen und Zeitungen per Post. Für das Abo zahlen Sie dabei auch noch weniger als für die Print-Varianten!

Digitale-Gaestemappe-Zeitungen-Magazine-sharemagazines-Gastfreund GmbH

Übrigens:
Das Angebot von sharemagazines lässt sich ganz einfach in die digitale Gästemappe von Gastfreund integrieren. Ohne den Download einer zusätzlichen App lesen die Gäste ihre gewünschten Tageszeitungen und Magazine auf dem eigenen Smartphone oder Tablet. Sprechen Sie jetzt Ihre Kontaktperson bei Gastfreund darauf an!

Schritt 4: Hotelzeitung online bereitstellen

Sie möchten Ihren Gästen neben den namhaften Tageszeitungen und Zeitschriften am Frühstückstisch gerne Ihre eigenen Inhalte schmackhaft machen? Mit dem Hotelzeitungs-Editor von Gastfreund ist das kinderleicht. Per Drag-and-Drop-Funktion gestalten Sie in kürzester Zeit eine professionelle Hotelzeitung, die Sie je nach Bedarf ausdrucken und den Gästen zudem als PDF digital zur Verfügung stellen.

So informieren Sie Ihre Gäste gleich morgens über Ihr Aktivprogramm, Ausflugstipps, Veranstaltungen in der Umgebung und die Menüempfehlung des Tages. Die papierlose Version steht den Gästen jederzeit in der digitalen Gästemappe oder per Link parat – auch, wenn sie das Hotel tagsüber verlassen. Aber die Hotelzeitung ist auch Teil des Entertainments für Groß und Klein: Mit Rätseln, Ausmalvorlagen für Kinder, Horoskopen, Witzen und Zitaten unterhält sie all Ihre Gäste. Die Inhalte liegen als fertige Bausteine im Editor von Gastfreund bereit und füllen perfekt jede leere Stelle in Ihrer Hotelzeitung.

Tipp:

Mit dem Hotelzeitungs-Editor erstellen Sie nach dem gleichen Prinzip auch ganz einfach eine Speisekarte oder eine interne Zeitung für Ihre Mitarbeitenden. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf! 

Hotelzeitung-Hotel-Digital-und-gedruckt-Gastfreund-GmbH

Als E-Paper oder ausgedruckt: Die Hotelzeitung informiert tagesaktuell. Sie präsentiert die Angebote des Hotels und unterhält die Gäste mit Zitaten, Witzen und Rätseln.

Fazit: Problemlos zum papierlosen Hotel

Wie Sie sehen, sparen Sie schon mit wenigen Maßnahmen einen große Menge Papier ein: Die digitale Gästemappe ersetzt Flyer, Broschüren, Reiseführer und Meldescheine. Zudem bietet Sie Platz für digitale Speisekarten und Programmübersichten, die Sie bisher ausgedruckt an der Rezeption aushängen. Der digitale Lesezirkel deckt Zeitungen und Magazine ab – papierlos und für unbegrenzt viele Gäste. Schließlich ergänzt Ihre selbst erstellte Hotelzeitung in digitaler Form das Angebot mit ihren eigenen Inhalten. Und das Beste: Mit der digitalen Gästemappe bündeln Sie alles in einem einzigen Tool!

Starten Sie jetzt digital durch und reduzieren Sie den Papierverbrauch in Ihrem Hotel auf ein Minimum!
Noch Fragen zum papierlosen Hotel? Wir beantworten sie gerne:

info@gastfreund.net | +49 831 930 657 0


[1] Scandic-Bericht-Bevoelkerungsbefragung-Wachstumstrends-im-deutschen-Hotelmarkt-2018, S. 55 https://www.scandichotels.de/press-room#/pressreleases/studie-jeder-dritte-deutsche-bevorzugt-nachhaltige-hotels-2832631

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