Gastfreund Blog

Hotelboard und digitale Gästemappe: Das perfekte Paar für Gästebetreuung, Teamkommunikation und Aufgabenmanagement im Hotel

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen bereits unser neuestes Produkt – das Hotelboard – vorgestellt: Die neue Hotel Operations Plattform unterstützt Sie nicht nur bei der Kommunikation mit Ihren Gästen und Teammitgliedern, sondern erleichtert auch die Erledigung der täglichen To-dos und das Wissensmanagement im Hotelbetrieb. Damit unterstützt die Hotelsoftware von Gastfreund zahlreiche Abläufe vor und hinter der Rezeption. Das Herzstück der Hotelsoftware sind die digitale Gästemappe und das Hotelboard: Möchten Gastgeber ihre Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig die Gästezufriedenheit erhöhen, ist dieses Duo unschlagbar. Wir zeigen, wieso.

Ein starkes Duo für Ihren Hotelalltag: So unterstützen das Hotelboard und die digitale Gästemappe gemeinsam

„Teamwork makes the dream work.”

John C. Maxwell

Mit Teamwork kommt man bekanntlich besser ans Ziel, als im Alleingang. Das gilt sowohl für die Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden als auch für das Zusammenspiel von digitaler Gästemappe und Hotelboard. Jede Lösung in dem modularen System von Gastfreund erleichtert Ihnen und Ihrem Team den Arbeitsalltag an einer anderen Stelle im Hotel. So nutzen Sie als Gastgeber die Software, die am besten zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt. Im gemeinsamen Einsatz entfalten die Helfer von Gastfreund jedoch das größte Potenzial.

💡 Hinweis: Hier haben wir Ihnen die Funktionen der digitalen Gästemappe und des Hotelboards im Einzelnen zusammengefasst.

Nahtloser Workflow: Gästebetreuung und Teamkommunikation in Einem

Egal ob bei Fragen, Wünschen oder Buchungen – die Gäste kommunizieren mit Ihnen ganz bequem über einen Chat oder digitale Buchungs- und Reservierungsformulare in der digitalen Gästemappe. Sie buchen zum Beispiel einen freien Wellnesstermin, bestellen die Zimmerreinigung ab oder fragen ein zusätzliches Kopfkissen an. All diese ausgefüllten Formulare und Chat-Nachrichten erscheinen anschließend automatisch im Hotelboard und warten dort auf Bearbeitung. Schließlich ziehen Gästewünsche meist weitere Aufgaben mit sich und wirken sich nicht selten auf mehrere Abteilungen im Hotel aus.

Beispiel: Ein Gast informiert Ihr Team via Chat in der digitalen Gästemappe über eine defekte Dusche im Hotelzimmer (1). Das ist ein dringender Reparaturauftrag für die Haustechnik! Das Teammitglied, das die Anfrage als Erstes bearbeitet, erstellt daraus eine Aufgabe. Dabei beschreibt die Person einfach, was zu tun ist und weist die Aufgabe dem zuständigen Kollegen zu (2). Ein Fälligkeitsdatum oder ein passendes Label, zum Beispiel „Dringend!“, zeigen die Wichtigkeit. Mit Hilfe eines Status, beispielsweise „in Bearbeitung“ oder „erledigt“, dokumentiert der zuständige Kollege den aktuellen Fortschritt transparent für alle Teammitglieder. Dank Status und intelligenter Suchfilter behalten Sie als Hotelier den Überblick über alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben. So geht garantiert keine Anfrage unter!

Natürlich sollten Sie auch Ihrem Gast schnell auf sein Anliegen antworten (3). Dazu tippen Sie die Antwort einfach unter die jeweilige Anfrage ein und schicken diese über das Hotelboard ab. Ihre Nachricht erscheint sofort als Push-Nachricht bzw. im Chat der digitalen Gästemappe auf dem Smartphone Ihres Gastes. 

Gemeinsam bilden das Hotelboard und die digitale Gästemappe so alle alltäglichen Informationsflüsse in Ihrer Unterkunft digital ab.

Informationsflüsse im Hotelboard und der digitalen Gästemappe - Gastfreund GmbH

Hotelboard plus digitale Gästemappe: So profitieren Sie und Ihr Team

Die Verknüpfung von Hotelboard und digitaler Gästemappe ermöglicht schnelle und transparente Kommunikationswege im Hotel und stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Denn statt mehreren E-Mails, Telefonaten und handschriftlichen Notizen wickeln Sie mit Ihrem Team alle Arbeitsschritte nahtlos in einem System ab. Dadurch…

… bearbeiten Sie Gästeanfragen smarter und effizienter.
… begeistern Sie Ihre Gäste mit Ihrem professionellen Service.
entlasten Sie Ihr Personal im Arbeitsalltag dank Zeitersparnis.
… erhöhen Sie die Arbeitsqualität und Mitarbeiterzufriedenheit.
… steigern Sie Ihren Umsatz und senken Ihre Kosten.
… sparen Sie Papier ein und handeln umweltfreundlich.

Hotelboard und digitale Gästemappe im Überblick

Digitale Gästemappe – Der bewährte Helfer für moderne Gästebetreuung, Angebotsvermarktung und hygienischen Service

Die digitale Gästemappe ist ein wahres Multitalent: Sie informiert Ihre Gäste vor, während und nach dem Aufenthalt über alles Wissenswerte, wie An- und Abreisedetails, Essenszeiten, Neuigkeiten sowie Freizeittipps rund um Ihre Unterkunft. Aber nicht nur das! Sie vermarktet auch Ihre Angebote und Services, wie Wellnessanwendungen, Frühstück auf dem Zimmer, den Brötchenservice oder den Fahrradverleih und macht diese 24/7 für Ihre Gäste buchbar. Zu gu­ter Letzt erleichtert sie Ihnen die Kommunikation mit Ihren Gästen mithilfe von Push-Nachrichten und einem integrierten Chat. Und das alles digital und zugleich persönlich.

Dank des BYOD-Konzepts greifen all Ihre Gäste jederzeit mit dem eigenen Smartphone, Tablet oder Laptop auf die digitale Gästemappe zu – entweder via App oder im Web mit der Progressive-Web-App. Je nach Bedarf schaffen Sie ergänzend dazu digitale Infopoints in Form von Touchscreen-Kiosks oder stationären Tablets.

Digitale-Gaestemappe-Hotel-Gastfreund-GmbH

Hotelboard – Die neue Hotel Operations Plattform zur Kommunikation, Organisation und Koordination im Hotelalltag

Das Hotelboard - die Hotel Operations Plattform von Gastfreund - Gastfreund GmbH

Das Hotelboard verbindet alle Abteilungen in Ihrem Hotel: Hier kommunizieren alle Teammitglieder transparent miteinander – einzeln, in Gruppen oder abteilungsübergreifend. Da das Hotelboard sowohl im Browser als auch als App verfügbar ist, bleiben auch Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz, wie beispielsweise das Housekeeping oder die Haustechnik, immer up to date.

Doch nicht nur reibungslose interne Absprachen, sondern auch die effiziente Erledigung der täglichen Aufgaben gehört zu den Kernkompetenzen des Hotelboards. Hier erstellen Sie Aufgaben, weisen sie den zuständigen Teammitgliedern zu und ergänzen sie mit Checklisten und Deadlines. Schichtübergaben, die Lost and Found Verwaltung und die Organisation von Gästewünschen werden damit ein Kinderspiel. On top halten Sie teaminternes Wissen, wie Zuständigkeiten, Mitarbeiterhandbücher und Prozesse, papierlos im Hotelboard fest und lernen damit neue Teammitglieder leichter ein.

Sie möchten Ihren Workflow im Hotel auf ein neues Level heben? Gerne stellen wir Ihnen das Hotelboard und die digitale Gästemappe persönlich vor.


Bild: ©panitan – stock.adobe.com

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