Gastfreund Blog

Top Apps für Gastgeber: Praktische Helfer für den Arbeitsalltag

Mit Freunden und Familie kommunizieren, Nachrichten checken, lustige Katzenvideos gucken oder schnell prüfen, ob die Bahn heute Verspätung hat: Privat nutzen wir jeden Tag verschiedenen Apps. Einige dienen eher der Unterhaltung, andere sind richtig praktisch. So zum Beispiel auch die Reise-Apps, die wir in unserem letzten Beitrag untersucht haben. Diesmal widmen wir uns den Personen auf der anderen Seite der Rezeption und nehmen die Top Apps für Gastgeber:innen unter die Lupe. Wie können sie den Arbeitsalltag von in Hotels, Ferienwohnungen und Campingplätzen erleichtern?

Wieso Apps für Gastgeber:innen?

Im Hotelbetrieb kommen jeden Tag verschiedene Software-Lösungen zum Einsatz: Spezielle Systeme für die einfache Verwaltung von Buchungen, E-Mail- und Chatprogramme zur Kommunikation mit Gästen und Teammitgliedern, Website Builder, Zahlungssoftware und viele mehr. Als Hoteliers und Hotelmitarbeitende verbringen Sie also einen großen Teil ihrer Arbeitszeit am Schreibtisch. Oder doch nicht?

Es geht einfacher: Mit den richtigen Apps organisieren und verwalten Gastgeber:innen Ihre Unterkunft auch unterwegs via Smartphone oder Tablet. Dank Push-Benachrichtigungen bleiben Sie immer auf dem Laufenden und reagieren schneller auf Anfragen. Das ermöglicht bessere Auslastung und eine höhere Zufriedenheit der Gäste. So sind Apps zum Beispiel besonders praktisch für Gastgeber:innen in kleineren Unterkünften, die alle Management-Aufgaben allein übernehmen. In der Regel möchten sie zwar immer erreichbar, aber nicht dauerhaft an den PC gebunden sein. Das betrifft vor allem auch Personen, die einen anderen Hauptberuf haben und nebenbei einige Zimmer oder ein Ferienhaus vermieten. Aber auch als Manager eines größeren Hotels geben Ihnen Apps Flexibilität und helfen dabei, dass sie jederzeit den Überblick behalten.

Verschiedene Apps für Gastgeber:innen im Überblick

Aufgaben effizient erledigen und mit dem Team kommunizieren

Hotelboard App

Das Personal ist knapp und Ihre To-do-Liste lang. Manchmal wären Sie gerne an mehreren Ort gleichzeitig, denn auch unterwegs möchten Sie natürlich sicher sein, dass in der Unterkunft alles glatt läuft. Das Hotelboard von Gastfreund ist dabei ein praktischer Helfer für Ihren Arbeitsalltag: Es bietet eine Plattform für alle täglichen Aufgaben in der Unterkunft und die gesamte Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Hier koordinieren Sie Gästeanfragen, Reparaturaufträge, Schichtübergaben und sonstige To-dos effizient – in der Web-Version oder unterwegs via App. Dank smarter Filter und Benachrichtigungen geht dabei keine Aufgabe unter. Weil so viele tägliche Abläufe damit schnell und reibungslos von der Hand gehen, trägt das Hotelboard erheblich zur Entlastung aller Teammitglieder bei.

Am besten zusammen: Hotelboard-App für das Team, Gastfreund-App für die Gäste:

In Kombination mit Ihrer digitalen Gästemappe kommunizieren Sie außerdem direkt mit Ihren Gästen. In diesem Zusammenhang gibt es eine weitere App, die Ihnen das Leben als Gastgeber:in leichter macht: die Gastfreund App. Hilfreich ist diese allerdings nicht auf nur auf Ihrem eigenen, sondern vor allem auf den Smartphones Ihrer Gäste. Über die App rufen diese jederzeit und überall Ihre digitale Gästemappe auf, informieren sich über alles Wichtige zum Aufenthalt, buchen Services ganz von allein und nehmen mit Ihnen oder Ihrem Team Kontakt auf. Statt einseitiger Information schaffen Sie so mehr Gelegenheit für Interaktion und verbessern so Ihren persönlichen Service. Zudem passen Sie die digitale Gästemappe in wenigen Minuten online an und müssen daher nie wieder händisch Zimmermappen aus Papier anpassen. Das spart viel Zeit im Arbeitsalltag!

Alle Anfragen und Chat-Nachrichten landen schließlich im Hotelboard, wo Sie oder Ihr Team diese beantworten und bei Bedarf weitere Schritte einleiten. Ein Gast bittet beispielsweise darum, dass die Glühbirne in seinem Zimmer schnellstmöglich ausgetauscht wird? Mit wenigen Klicks erstellen Sie eine Aufgabe für den Hausmeister, schreiben eine persönliche Nachricht dazu, antworten dem Gast und prüfen später, ob die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet ist. Ihre Gäste freuen sich über den raschen Service und Sie über die effiziente Kommunikation. Besonders praktisch: Die automatische Übersetzungsfunktion im Hotelboard hilft bei der Kommunikation mit Gästen oder Teammitgliedern, die eine andere Sprache sprechen als Sie.

🛈 Lese-Tipp: Alles Wichtige über das Hotelboard und seine weiteren Anwendungsmöglichkeiten erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Hotelboard-iPhoneX-Gastfreund GmbH

Buchungen verwalten und Preise anpassen

eviivo App

Mit der Buchungs-Software von eviivo organisieren und kontrollieren Sie mehrere Bereiche Ihrer Unterkunft. Die hauptsächlichen Bausteine sind der Property Manager für die Verwaltung von Gäste- und Buchungsdaten, der Channel Manager für den Überblick über alle Reiseportale und der Website Manager für Direktbuchungen über die eigene Seite. Mit der eviivo App stehen Ihnen die Tools auch jederzeit auf dem Smartphone zur Verfügung. So bestätigen Sie z. B. via Smartphone Buchungsanfragen, passen Preise und Verfügbarkeiten an und organisieren die Reinigung.

Umfrage: Gastgeber:innen wollen Flexibilität

Zum Marktstart der App hat der Software-Anbieter eviivo unter den eigenen Kund:innen eine Umfrage zu diesem Thema durchgeführt. Das Ergebnis: Mit 91 Prozent hält die deutliche Mehrzahl der befragten Hoteliers eine App für „äußerst wichtig“ für die Leitung ihrer Unterkunft. Außerdem fragte eviivo speziell danach, welche Funktionen der App die Nutzer am nützlichsten finden. Für 84 Prozent ist es vor allem die Unabhängigkeit von Ort und Zeit, also dass sie Buchungen, Gäste und Reiseportale jederzeit auch unterwegs kontrollieren und verwalten können. [1]

Laut der Umfrage von eviivo wünscht sich ein Großteil der Gastgeber:innen eine App zur Koordination der eigenen Unterkunft. [1]

Little Hotelier App

Das Buchungssoftware von Little Hotelier zielt vor allem auf die Bedürfnisse von Betreiber:innen kleiner Unterkünfte ab. Die Tools passen sich an, je nachdem, ob Sie neu im Gastgewerbe sind oder bereits Erfahrung haben, sich aber für Ihr bestehendes Geschäft mehr Kontrolle wünschen. So überprüfen und verwalten Sie alle Buchungen in der Little Hotelier-App. Mit wenigen Fingertipps teilen Sie den Gästen dort die passenden Zimmer zu, pflegen Reservierungen ein und erledigen Check-in sowie Check-out. Sogar Zahlungen oder Rückerstattungen wickeln Sie damit digital ab. Die App ist sozusagen eine kleine Rezeption für die Hosentasche.

Sie ermöglicht das Arbeiten von überall aus: Sie begrüßen Ihre Gäste zum Beispiel immer direkt an der Bar und bieten ein Willkommensgetränk an? Oder zeigen Ihnen am liebsten gleich das Zimmer? Mit Little Hotelier checken Sie sie einfach gleich an Ort und Stelle ein – ohne Umweg über die Rezeption.

Bewertungen sammeln und Gästezufriedenheit sicherstellen

TrustYou App

Gästezufriedenheit ist für jede Unterkunft extrem wichtig. Einerseits, weil besonders glückliche Gäste tendenziell wiederkommen, andererseits, weil viele Gäste öffentlich Online-Bewertungen abgeben und damit wiederum andere Personen bei der Buchung beeinflussen – sei es positiv oder negativ. Das heißt: Unterkünfte mit durchschnittlich besseren Bewertungen verzeichnen in der Regel mehr Buchungen. Deshalb ist es für Sie als Gastgeber:in extrem wichtig, dass Sie möglichst viele positive Bewertungen erhalten und auf negatives Feedback schnell und gut reagieren. Genau dabei hilft TrustYou.

Mit der TrustYou App behalten Sie jederzeit den Überblick über das Feedback Ihrer Gäste. TrustYou bündelt dabei die verschiedenen Bewertungsplattformen wie z. B. Booking.com, Tripadvisor, Google oder auch die eigene digitale Gästemappe der Unterkunft. Direkt in der App antworten Sie den Gästen. Beispielsweise bedanken Sie sich für Lob und Anregungen und gehen auf Negatives gezielt ein. Mit Hilfe von Kennzahlen in der App finden Sie außerdem auf einen Blick heraus, wo die Stärken und Schwächen der Unterkunft liegen und können gezielt an den Kritikpunkten arbeiten.

Mit diesen Apps koordinieren Sie Ihre Unterkunft so einfach wie noch nie.
Sie möchten noch mehr über digitale Helfer für die Hotellerie erfahren? Melden Sie sich bei uns! Wir helfen Ihnen gerne.

+49 831 930 657-0 | info@gastfreund.net


Quellen:

[1] eviivo.com: Was Gastgeber von Ferienwohnungen, Immobilienbesitzer und Hoteliers von einer mobilen App erwarten, Blogbeitrag vom 10. Mai 2022, https://eviivo.com/de/blog-de/industry-trends-de/was-gastgeber-von-ferienwohnungen-immobilienbesitzer-und-hoteliers-von-einer-mobilen-app-erwarten/

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