In unserer Rubrik „5 Fragen an…“ geben Mitarbeitende von Gastfreund, Kund:innen, Partner:innen und Branchenexpert:innen kurze Einblicke in Trends und Praxiswissen aus der Hotellerie. Diesmal sprechen wir mit DI Michael Kössner, Geschäftsführer von CapCorn touristic software, darüber, wie Hotels mit einer smarten PMS-Schnittstelle Prozesse wie den Pre-Check-in & Co. digital abbilden, Abläufe beschleunigen – und warum die Zusammenarbeit zwischen CapCorn und Gastfreund dabei in der Praxis den Unterschied macht.
Welche Herausforderungen lösen Hotels mit der Hotelsoftware von CapCorn im Alltag – und welche Prozesse profitieren am stärksten von einer PMS-basierten Digitalisierung?
Hotels haben heute vor allem zwei Herausforderungen: Zeitmangel an der Rezeption und immer höhere Erwartungen der Gäste an Schnelligkeit und Service. Genau hier setzt unsere Hotelsoftware CapHotel an: Sie bündelt alle Kernprozesse rund um Reservierung, Gästeverwaltung, Abrechnung, Meldedaten und Kommunikation – damit Mitarbeitende weniger Zeit mit Administration verbringen und mehr Zeit für echte Gastfreundschaft bleibt.
Am stärksten profitieren Prozesse, die täglich mehrfach passieren und sonst viel manuelle Arbeit verursachen – zum Beispiel:
- Check-in & Meldeschein
- Gästekommunikation vor Anreise
- Zahlungsabwicklung & Check-out
- Preis- und Channel-Management
Kurz gesagt: Alles, was heute noch „Zettelwirtschaft“ oder „Copy-Paste“ ist, wird durch PMS-basierte Digitalisierung spürbar schneller und sicherer.
Was passiert zwischen CapCorn und Gastfreund eigentlich konkret? Welche Abläufe werden im Hotel spürbar einfacher, wenn PMS (Property Management System) und digitale Gästemappe miteinander verbunden sind?
Zwischen CapCorn und Gastfreund passiert im Hintergrund genau das, was Hoteliers sich wünschen: Daten werden automatisch synchronisiert, ohne manuellen Aufwand für das Team zu erzeugen.
Konkret bedeutet das:
- Reservierungs- und Gästedaten werden aus dem PMS an Gastfreund übergeben
- Pre-Check-in-Informationen fließen strukturiert zurück
- Meldedaten, Anreiseinfos oder Zahlungen können digital vorbereitet werden
- Rechnungen und offene Zahlungen werden direkt aus unserem PMS gezogen und in der digitalen Gästemappe angezeigt
- Im Hotel wird das sofort spürbar, weil:
- weniger Rückfragen entstehen („Wann ist der Check-in? Wo parken wir?“)
- weniger manuelle Dateneingabe nötig ist
- Check-in & Check-out deutlich schneller ablaufen
Die Verbindung PMS + Gästemappe ist also nicht nur ein „nice to have“, sondern ein echter Produktivitätshebel.
Wie verändert sich die Guest Journey, wenn Prozesse wie der Pre-Check-in, Meldeschein/Datenerfassung, Anreiseinfos, Check-out und Payment digital an einem Ort zusammenlaufen – und was sind typische Stolpersteine bei der Einführung?
Die Guest Journey verändert sich spürbar: Der Aufenthalt beginnt nicht mehr an der Rezeption, sondern schon zu Hause am Smartphone. Gäste können in Ruhe Daten erfassen, Infos lesen und alles vorbereiten – und im Hotel bleibt mehr Raum für persönliche Begrüßung und wertvolle Urlaubszeit:
Nachweisbare Effekte in der Praxis:
- Check-in dauert nicht mehr 5–10 Minuten, sondern oft nur noch 1–2 Minuten
- das Team muss weniger telefonieren oder E-Mails beantworten
- Gäste fühlen sich besser informiert und betreut
Typische Stolpersteine bei der Einführung sind aber realistisch gesehen:
- Kommunikation an die Gäste
Gäste müssen aktiv auf den digitalen Ablauf hingewiesen werden, sonst wird der Service leider nicht genutzt. - Prozessdenken statt Tooldenken
Nicht „wir installieren eine digitale Gästemappe“, sondern: Wie soll der Ablauf bei uns künftig aussehen? - Akzeptanz im Team
Wenn Mitarbeitende nicht eingebunden sind, wird Digitalisierung als Mehraufwand empfunden. - Datenqualität & Zuständigkeiten
Wer pflegt Inhalte wie Anreiseinfos, Öffnungszeiten, FAQs? Das muss klar definiert werden.
Mit einer sauberen Einführung wird daraus aber sehr schnell ein echter Vorteil – sowohl für die Gäste als auch für das Team.
Wenn ihr an ein „optimal digitalisiertes Hotel“ denkt – welche 3 Schritte/Automationen bringen den größten Zeitgewinn für Rezeption und Team?
Wenn wir an Quick Wins für das Team denken, sparen folgende drei Automationen, auf Anhieb kostbare Zeit:
- Automatisierter Pre-Check-in inkl. Meldedaten
Gäste erfassen Daten vorab digital. Das reduziert die Check-in-Zeit massiv und verhindert Fehler. Gästemeldungen vor Ort werden digital am Tablet erfasst.
- Automatische Gästekommunikation vor Anreise
Z. B. 3 Tage vor Anreise werden automatisiert Anreisemails versandt: Diese beinhalten idealerweise Anreiseinfos, Routenempfehlungen, Parken, Check-in-Zeit, Upselling (Frühstück, Late Check-out etc.). Das spart Rückfragen und erhöht gleichzeitig den Zusatzumsatz.
- Digitales Gastkonto inkl. Check-out und Payment
Während des Aufenthalts können Gäste bequem ihre Umsätze am Gastkonto prüfen, vor Abreise auch digital bezahlen und die Abreise ohne Warteschlange genießen.
Gerade bei Stoßzeiten entlastet das das Rezeptions-Team enorm.
Diese drei Schritte bringen oft schon in den ersten Wochen messbar weniger Aufwand – ohne dass man das ganze Hotel „auf den Kopf stellen“ muss.
Es gibt unzählige PMS- und Guest-Journey-Lösungen. Welche drei Kriterien sollten Hoteliers unbedingt prüfen, um den richtigen Anbieter-Mix zu finden und Fehlentscheidungen zu vermeiden?
Unsere Erfahrungen zeigen, dass folgende Kriterien wichtig sind:
- Software passt zum Hotel – nicht umgekehrt
Wir als Anbieter müssen typische Abläufe im Hotelbetrieb verstehen und stellen immer vorab sicher, dass wir diese mit unserer Software abbilden können.
- Einführung & Support
Entscheidend ist nicht nur die Software, sondern wie gut Onboarding, Schulung und Support funktionieren – besonders in stressigen Phasen. CapCorn setzt auf ein „All inclusive“ Paket für den Kunden – keine versteckten Kosten – Support und Updates sind kostenlos inkludiert.
- Diverse Schnittstellen sind produktiv erprobt
Nicht nur „wir können Daten importieren“, sondern: Funktioniert es im Alltag – stabil und automatisiert? Entscheidend ist dabei die Zusammenarbeit der Anbieter: klare Zuständigkeiten, kurze Wege und ein gemeinsames Verständnis der Guest Journey. Genau hier spielt eine starke Partnerschaft ihren Vorteil aus – wie zwischen CapCorn und Gastfreund: Unsere Systeme sind aufeinander abgestimmt, sodass Hotels ihren Gästen ein deutlich konsistenteres Erlebnis liefern können, ohne Insellösungen, ohne doppelte Datenpflege und mit deutlich weniger Reibungsverlusten.
Wer diese Punkte prüft, vermeidet klassische Fehlentscheidungen und findet langfristig die richtigen Partner.
Michael Kössner im Gespräch mit Sandra Schneider, Gastfreund GmbH
