Am Ufer des Gardasees, wo Paare und Reisende Erholung und Servicequalität gleichermaßen suchen, empfängt das Hotel Excelsior Le Terrazze seine Gäste in 59 Zimmern und 110 Betten. Seeblick, Wellness, Ausflüge – und dazwischen: viele kleine Fragen, Wünsche und Buchungen, die den Aufenthalt rund machen.
Damit Service nicht an der Rezeption staut, sondern dort ankommt, wo er zählt, setzt das Haus auf die digitale Gästemappe als zentralen Service-Hub als eigene Hotel-App im Look & Feel des Hotels – ergänzt durch die Hotelzeitung als tägliche Informationsquelle für die Gäste.
1. Die Herausforderung: Wiederkehrende Fragen und aufwändige Informationspflege
Im täglichen Betrieb investierte das Rezeptionsteam viel Zeit in immer wiederkehrende Aufgaben. Fragen zu Frühstückszeiten, Check-in, Ausflugsmöglichkeiten oder Restaurantempfehlungen wiederholten sich täglich.
Gedruckte Informationsmappen mussten regelmäßig ausgetauscht und neu erstellt werden, sobald sich Abläufe oder Angebote änderten. Anpassungen am Tagesmenü oder zu Programmpunkten konnten nur verzögert an die Gäste kommuniziert werden.
Gesucht war deshalb eine Lösung, die:
- Informationen zentral, aktuell und jederzeit abrufbar bereitstellt,
- Servicewünsche strukturiert entgegennimmt,
- das Team spürbar entlastet bei gleichzeitig geringerem Aufwand,
- und den Anspruch des Hauses unterstreicht: modern, serviceorientiert, gastnah.
2. Die Lösung: Digitale Gästemappe und Hotelzeitung im täglichen Einsatz
Im Hotel Excelsior Le Terrazze sind die digitale Gästemappe von Gastfreund als eigene Hotel-App sowie die Hotelzeitung im Einsatz. Für Gäste bedeutet das: ein vertrauter, hochwertiger Auftritt bereits vor der Anreise. Für das Team: ein System, das vieles abfängt, bevor es zur Anfrage wird.
Der große Unterschied im Alltag:
Statt Informationen mehrfach zu erklären oder auszudrucken, werden Inhalte einmal gepflegt und sind dann sofort für alle verfügbar. Anfahrt, Öffnungszeiten, Zimmerausstattung, Freizeitangebote, Buchungen: alles dort, wo Gäste ohnehin nachsehen am Smartphone.
Typische Anwendungsfälle im Alltag:
- Alle Hotelinformationen zentral und jederzeit abrufbar
- Online-Check-in und digitale Anmeldeformulare
- Buchungen für Services wie den Wäscheservice direkt über die App
- Tagesaktuelle Hotelzeitung als E-Paper und Druckversion mit Wettervorhersage, Freizeittipps und mehr
- Feedback gezielt sammeln während und nach dem Aufenthalt
„Unsere Gäste kommen mit der digitalen Gästemappe sofort zurecht. Sie öffnen die App und finden alles, was sie brauchen und beschleunigen den Check-in dank des Web-Check-in-Moduls. Sie ist intuitiv, modern und erspart uns viele Anfragen an der Rezeption.“
Eliana | Head of Reception
3. Erfolge: Weniger Rückfragen, mehr Zeit und messbar nachhaltiger
Wenn Standardfragen digital beantwortet werden, passiert etwas Entscheidendes:
Das Team gewinnt Zeit zurück. Und kann sie dort einsetzen, wo Gastfreundschaft am stärksten wirkt: im persönlichen Kontakt. Die jährlichen Erfolge zeigen was möglich ist:
- 6.000 eingesparte Papierausdrucke – weniger Ausdrucke bedeutet weniger Aufwand
- 103 Stunden Zeitersparnis durch weniger Rückfragen und schlankere Abläufe
- 950 digitale Gästeanfragen über integrierte Formulare von Online-Check-in bis Wäscheservice
- 1.500 Zugriffe auf die Hotelzeitung – die Frühstückslektüre als fester Bestandteil des Aufenthalts
4. Fazit: Wenn zwei Lösungen zusammenwirken
Die digitale Gästemappe und die Hotelzeitung ergänzen sich im Excelsior Le Terrazze zu einem durchgängigen System: von der Reisevorbereitung bis zur Abreise sind Gäste informiert, ohne dass das Team jeden Schritt begleiten muss. Was bleibt, ist das Wesentliche: Zeit für echte Gespräche, persönliche Empfehlungen und einen Service, der in Erinnerung bleibt.
Das Excelsior Le Terrazze zeigt, dass der Einstieg in die digitale Gästebetreuung nicht kompliziert sein muss. Zwei Produkte, ein System, ein Team das aufatmet und Gäste die sich rundum gut informiert fühlen.
Das erfahren Sie in der vollständigen Erfolgsgeschichte:
✔ Wie das Hotel Excelsior Le Terrazze Informationen & Services auf einer Plattform bündelt
✔ Wie 103 Stunden Zeitersparnis pro Jahr ohne Stellenaufbau entstehen
✔ Wie die Hotelzeitung mit 1.500 Zugriffen zum festen Bestandteil des Aufenthalts wird
✔ Wie 6.000 Papierausdrucke pro Jahr wegfallen und Nachhaltigkeit messbar wird
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