In unserer Rubrik „5 Fragen an…“ geben Mitarbeitende von Gastfreund, Kund:innen, Partner:innen und Branchenexpert:innen kurze Einblicke in Trends und Praxiswissen aus der Hotellerie. Diesmal sprechen wir mit Philipp Berchtold, Geschäftsführer von ibelsa. Wir fragen nach, was Hotels heute von einem modernen PMS erwarten dürfen, wie die Schnittstelle zu Gastfreund den Alltag in der Praxis verändert und warum die Kombination aus Cloud-Technologie und digitaler Gästebegleitung mehr ist als die Summe ihrer Teile.
ibelsa bietet Hoteliers eine Hotelsoftware (PMS). Was steckt dahinter und welche Prozesse profitieren im Hotelalltag am spürbarsten von einer cloudbasierten PMS-Lösung?
Hinter ibelsa steckt die Vision, Technik für Hoteliers so einfach wie möglich zu machen, aber gleichermaßen ein sehr leistungsstarkes Tool zur Verfügung zu stellen. Ich sage das aus voller Überzeugung, denn ich stamme aus einer Hoteliersfamilie und kenne die täglichen Ansprüche und Herausforderungen sehr genau. Wir nennen das
‚Digitalisierung zum Wohlfühlen’: Das System muss intuitiv funktionieren, sicher sein und vor allem: nicht überfordern, sondern dem Hotelier und dem Team den Rücken freihalten. So bleibt wieder mehr Zeit für das, was zählt: den Gast.
Wie verändert sich der Arbeitsalltag an der Rezeption, wenn PMS und digitale Gästemappe/Gäste-App über eine Schnittstelle zusammenwachsen? Was passiert konkret zwischen ibelsa und Gastfreund und was spürt das Team davon im Tagesgeschäft?
Grundsätzlich sind beide Systeme für sich sehr leistungsstark und für die Zukunft gut aufgestellt. Dort, wo es zielführend ist, tauschen wir Daten aus. Es entsteht ein nahtloser Workflow ohne doppelte Datenpflege.
Hat ein Gast über ibelsa gebucht, bekommt er über seine Buchungsbestätigung oder Anreisemail direkten Zugang zur digitalen Gästemappe oder Gäste-App von Gastfreund und kann dort seine Daten bereits vor der Anreise übermitteln und somit online einchecken. Die Daten werden dann ganz automatisch ins ibelsa-System übermittelt. Ist er dann auch wirklich vor Ort eingecheckt, kann er seine Rechnung auch jederzeit mit einem Klick am Smartphone abrufen. Einfach zwei Systeme, die miteinander kommunizieren und dem Gast zur richtigen Zeit, die richtigen Infos geben und relevante Daten für den Hotelier abfragen.
Das Team spürt das sofort durch weniger Stress und geringere Fehlerquellen. Es ist die perfekte Kombination aus smarter Verwaltung im Hintergrund und moderner Gästebegleitung direkt auf dem Smartphone des Gastes.
Der PMS-Markt ist in Bewegung: Immer mehr Hotels hinterfragen ihre bestehende Software und suchen aktiv nach Alternativen. Was sind aus deiner Erfahrung die häufigsten Gründe für einen Wechsel und welche drei Kriterien sollten Hoteliers unbedingt prüfen, bevor sie sich für ein neues System entscheiden? Und mal ganz ehrlich: Wie aufwändig ist ein PMS-Wechsel wirklich?
Viele Hoteliers haben genug von anonymen Hotlines und überfrachteten Systemen. Ein wichtiges Kriterium ist für uns der echte, deutschsprachige Support. Wir sitzen in Deutschland und bei uns arbeiten Menschen, die sich in der Hotelpraxis wirklich auskennen. Zudem glauben wir nicht an die ‚eierlegende Wollmilchsau’ – also All-in-One-Lösungen, die alles ein bisschen, aber nichts richtig können. Wir setzen auf ein starkes Kern-System und Schnittstellen zu Experten und Expertinnen ihres Fachs, wie eben Gastfreund. Ein Wechsel ist heute übrigens kein Hexenwerk mehr: Wir begleiten den Datenumzug professionell, sodass der Betrieb ungestört weiterläuft.
Booking.com und Co. bleiben für viele Hotels unverzichtbar, aber die Abhängigkeit hat ihren Preis. Wie kann ein modernes PMS wie ibelsa dabei helfen, Direktbuchungen gezielt zu stärken, die eigene Buchungsstrecke attraktiver zu machen?
Im Grunde geht es darum, die Kommunikation zum Gast zu verbessern. Unsere Branche hat im Bereich Marketing und Kommunikation noch aufzuholen. Es gilt, auf die Vorteile von Direktbuchungen hinzuweisen, und die Hotels sind hier gefragt, attraktive Angebote zu machen. Diese gilt es dann über eigene Buchungskanäle auf der Webseite oder über andere Wege auszuspielen. Ich sehe hier vor allem Buchungskanäle über Tools wie ChatGPT oder WhatsApp stark im Vormarsch. Wir haben hier eigene Lösungen, setzen aber natürlich je nach Sparte auch auf die jeweiligen Experten. Im Bereich der Kundenbindung und Kommunikation ist hier natürlich Gastfreund ein wichtiger Partner für uns.
Auslastung, RevPAR, Stornoquoten, Gästeverhalten – wer sein Hotel wirklich steuern will, braucht mehr als ein Bauchgefühl. Welche Auswertungen und Kennzahlen liefert ibelsa, die Hoteliers dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen?
Besonders wertvoll für die strategische Steuerung ist der Buchungsquellenbericht: Hier sieht man schwarz auf weiß, welche Umsätze über welchen Kanal kommen und wo man die Direktbuchungen noch pushen kann. Hinzu kommen detaillierte Einnahmeberichte nach Warengruppen, Storno und No-Show-Berichten sowie die Fremdenverkehrsstatistik. Und weil „Wohlfühlen” auch bedeutet, dass man nachts ruhig schlafen kann, ist alles GoBD-konform und für die Finanzbuchhaltung, zum Beispiel DATEV, perfekt vorbereitet.
Darüber hinaus haben wir auch in diesem Bereich starke Partner angebunden, die bereits für wenig Geld leistungsstarke, BI-basierte Auswertungen erstellen, um auf dieser Basis wieder gezielt ins Marketing einzusteigen. Auch hier folgen wir klar dem Motto „Gemeinsam geht mehr”. Für die Anbindung erheben wir von Seiten ibelsa keine wiederkehrenden Schnittstellengebühren.
Philipp Berchthold im Gespräch mit Sandra Schneider, Gastfreund GmbH
