4 Tipps für eine bessere Teamkommunikation im Hotel

Mai 11, 2022

Ein erfolgreiches Hotel steht und fällt häufig mit einer guten Zusammenarbeit im Team und zufriedenen Mitarbeiter:innen – sei es in einem kleinen Individualhotel oder einer Hotelkette mit mehreren Häusern. Dabei ist die teaminterne Kommunikation immer ein entscheidender Faktor, denn ohne Informationsaustausch und Absprachen kann Zusammenarbeit nicht funktionieren. Doch wie kommunizieren Sie als Hotelier richtig mit Ihren Teammitgliedern? Wie schaffen eine kooperative Unternehmenskultur und ermöglichen eine Kommunikation innerhalb des Teams? Wie laufen Absprachen in stressigen Zeiten möglichst effizient ab? Wir geben Ihnen vier Tipps für eine bessere Teamkommunikation in Ihrer Unterkunft.

Tipp 1: Zeit für regelmäßige Besprechungen einräumen

Egal ob es die vierteljährliche Besprechung der neuen Speisekarte mit dem Küchenteam ist oder die wöchentliche Zusammenkunft aller Abteilungsleiter:innen: Regelmäßige Meetings bringen die Kommunikation innerhalb eines Teams am besten voran. Das mag offensichtlich klingen, ist aber trotzdem nicht in allen Unterkünften Standard. Schließlich bleibt im stressigen Schichtbetrieb eines Hotels manchmal nur wenig Zeit für ausführliche Besprechungen.

Werden geplante Meetings wegen einer zu langen To-do-Liste immer wieder verschoben, kurzfristig abgesagt oder kommen gar nicht erst zustande, sollten Sie als Hotelmanager aufhorchen und nach Möglichkeiten zur Entlastung suchen. Denn langfristig leidet unter dem Stress und dem fehlenden Austausch nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Arbeitsqualität Ihrer Teammitglieder. Ein zusätzlicher positiver Effekt: In Face-to-Face-Besprechungen bauen Sie Vertrauensverhältnisse auf und setzen ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Sie sich für Ihre Kolleg:innen Zeit nehmen und sie bei entsprechenden Themen miteinbeziehen. Das führt wiederum zu mehr Motivation und Zufriedenheit bei allen Beteiligten und fördert die Mitarbeiterbindung.

Für eine gute Teamkommunikation räumen Sie am besten ausreichend Zeit für regelmäßige Besprechungen und Meetings ein.

Tipp 2: Teamkommunikation digital unterstützen

Abgesehen von regelmäßigen persönlichen Meetings läuft ein Großteil der Teamkommunikation schriftlich ab. Für einige Themen ist eine kurze Nachricht einfach besser geeignet als eine Besprechung. Insbesondere dann, wenn es um Checklisten und Schichtübergaben geht oder wenn die Information eine große Personengruppe erreichen soll, von der selten alle gleichzeitig anwesend sind. Gemeint ist jedoch nicht das klassische „Schwarze Brett“, das irgendwo zwischen Personal-Umkleiden und Pausenraum hängt und von Zetteln übersäht ist. Auch nicht die Post-its, die an den Schreibtischen und Bildschirmen kleben und schnell verloren gehen. Denn wie könnte man dabei schon sicherstellen, dass die Teammitglieder diese Nachrichten auch wirklich lesen?

Viel besser: eine digitale Plattform für die Kommunikation zwischen allen Mitarbeiter:innen, sowohl innerhalb von Teams als auch abteilungsübergreifend. Ein Beispiel für eine solche Kommunikationsplattform ist das Hotelboard von Gastfreund. Hotel-Teams profitieren davon in vielerlei Hinsicht:

Schnelle Kommunikation: Direkte Nachrichten und kurze Kommunikationswege ermöglichen effiziente Absprachen – auch in größeren Gruppen.
Mehr Transparenz: Der Lesestatus verrät, wer welche Informationen gesehen hat. Zusätzlich verraten Checklisten und Labels, inwieweit Aufgaben bereits erledigt wurden.
Weniger Abhängigkeit vom Aufenthaltsort: Via App oder im Browser haben alle Nutzer von überall aus Zugriff auf die Plattform – sowohl auf bereitgestellten als auch privaten Geräten.
Keine Sprachbarrieren: Die automatische Übersetzung in viele verschiedene Sprachen schafft Verständnisprobleme aus dem Weg.
Besserer Überblick: Dank Filtern und Suchfunktion finden alle Mitarbeitenden auch Monate später wichtige Informationen.
Einfacherer Wissenstransfer: Teams speichern internes Wissen zentral und für alle zugänglich ab. Bei Bedarf greifen Teammitglieder jederzeit darauf zu.

Übrigens:
Zusätzlich zur Teamkommunikation greift das Hotelboard auch bei der Verwaltung der täglichen Aufgaben unter die Arme und verbessert in Verbindung mit der digitalen Gästemappe die Gästekommunikation. Mehr dazu lesen Sie hier.

Sie wollen mehr über das Hotelboard erfahren? Gerne stellen wir es Ihnen persönlich vor!

Mehr Informationen zum Hotelboard anfordern

Tipp 3: Alle Teammitglieder miteinander verbinden

Setzen Sie ein digitales Kommunikationstool wie das Hotelboard ein, sollten Sie sicherstellen, dass nicht nur einzelne Abteilungen, wie z.B. die Rezeption, es nutzen können, sondern wirklich alle. So wählen Teammitglieder bei Rückfragen immer den direkten – und damit schnellsten – Kommunikationsweg zu ihren Kolleg:innen. Das ermöglicht effizientes Arbeiten.

Doch wie holen Sie alle ins Boot, wenn beispielsweise im Housekeeping, Service oder in der Küche kaum ein Mitarbeitender einen eigenen Arbeitsplatz mit Schreibtisch und PC hat? Die Lösung ist einfach: Teamkommunikation via App! Hier ist für die Mitarbeitenden auch kein aufwendiges Einlernen nötig. Schließlich nutzen heutzutage 95 Prozent der 14- bis 49-Jährigen ein Smartphone [1] und die Bedienung von mobilen Geräten ist damit fester Bestandteil ihres Alltags. Dank automatischer Übersetzungfunktion wird außerdem auch noch die Kommunikation zwischen Kolleg:innen mit unterschiedlichen Muttersprachen einfacher. Egal, ob Ihre Teammitglieder die eigenen Smartphones nutzen oder Sie ihnen Geräte bereitstellen: Der abteilungsübergreifenden Kommunikation steht damit nichts mehr im Wege!

So ersetzt die Plattform auch einige WhatsApp-Gruppen Ihrer Mitarbeiter:innen, in denen z. B. Dienstpläne besprochen und Fahrgemeinschaften organisiert werden. Der Vorteil: Das Hotelboard ist 100 Prozent datenschutzkonform und gibt Ihnen deutlich mehr Transparenz als der Messenger des amerikanischen Meta-Konzerns. Auch wenn die Teammitglieder sich digital über sensible Informationen austauschen, ist die Sicherheit der Daten garantiert.

Teamkommunikation digital: Das Hotelboard nutzen alle Teammitglieder wahlweise auf dem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.

Tipp 4: Informellen Austausch fördern

Kommunikation im Arbeitskontext hat viele verschiedene Ausprägungen: Neben den klassischen aufgabenbezogenen Gesprächen und Absprachen gehört natürlich auch der informelle Austausch unter Kolleg:innen dazu, also der sogenannte „Flurfunk“. Gerade in der Coronazeit, als erstmals sehr viele Büromitarbeitende von Zuhause aus arbeiteten und Smalltalk plötzlich kaum noch stattfand, wurde klar, dass informelle Gespräche bei der Arbeit nicht einfach nur der Unterhaltung dienen, sondern durchaus wichtig sind. Das kurze Gespräch in der Kaffeeküche oder die gemeinsame Mittagspause führen zu einem besseren Arbeitsklima, und mehr Vertrauen zwischen Teammitgliedern. Sie schaffen die richtige Stimmung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.[2] Außerdem fördert Smalltalk den Wissensaustausch. [3]

Natürlich ist Homeoffice für die meisten Aufgaben im Hotel ohnehin keine Option. Schließlich lassen sich Gäste-Check-ins und Zimmerreinigungen schlecht aus der Ferne erledigen. Nutzen Sie als Hotelier diese Erkenntnisse dennoch für die gute Zusammenarbeit in Ihrem Team und fördern Sie informelle Gespräche in der Arbeit aktiv – natürlich alles in Maßen. Ermöglichen Sie beispielsweise gemeinsame Kaffeepausen, erlauben Sie private Konversationen innerhalb der digitalen Kommunikationsplattform des Betriebs (siehe Tipp 2) und organisieren Sie Team-Events. Sie werden die bessere Stimmung im Team spüren und feststellen, dass die gemeinsame Erledigung von anspruchsvollen Aufgaben allen Mitarbeitenden leichter fällt!