Eingebettet in die stille Natur des Fichtelsees verbindet das familiengeführte Waldhotel fränkische Gastfreundschaft mit modernem Komfort. Ob Erholungssuchende, Aktivurlaubende oder Hochzeitspaare – sie alle finden im Hotel am Fichtelsee einen besonderen Rückzugsort. Gleichzeitig wuchs im Team der Wunsch, die Gästekommunikation zu modernisieren und interne Prozesse so zu gestalten, dass mehr Zeit für persönliche Betreuung bleibt.
1. Die Herausforderung: Veraltete Informationen und hoher Andrang an der Rezeption
Bevor das Hotel am Fichtelsee digital durchstartete, war der Arbeitsalltag von vielen analogen Abläufen geprägt. Besonders die manuelle Abwicklung der Check-ins nahm viel Zeit in Anspruch – vor allem dann, wenn mehrere Gäste gleichzeitig anreisten. An der Rezeption entstand schnell hoher Andrang, der das Team stark beanspruchte und für unnötige Verzögerungen sorgte.
Das Hotel entschied sich deshalb für einen digitalen Schritt nach vorn – mit der digitalen Gästemappe von Gastfreund, der PMS-Schnittstelle zu 3RPMS, dem Hotelboard und der Hotelzeitung.
2. Die Lösung: Eine digitale Gästemappe, die alles verbindet
Mit der Einführung der digitalen Gästemappe und der Integration der PMS-Schnittstelle zu 3RPMS wurden gleich zwei zentrale Prozesse automatisiert – und damit die Grundlage für eine nahtlose Guest Journey geschaffen.
Automatisierte Journey Mail (Pre-Stay): Nach der Buchung erhalten Gäste automatisch eine E-Mail, die sie direkt in die digitale Gästemappe führt. Noch vor ihrer Anreise entdecken sie dort alle wichtigen Informationen rund um ihren Aufenthalt – von Hotelservices über kulinarische Angebote bis hin zu Ausflugstipps und Online-Reservierungen.
Online-Check-in vor der Ankunft: Auch der Check-in wurde digitalisiert. Gäste können ihre Daten bequem vorab übermitteln – vollständig papierlos. Das entlastet die Rezeption spürbar und ermöglicht eine entspannte Ankunft, selbst wenn mehrere Gäste zur gleichen Zeit eintreffen.
Digitale Gästemappe: den Gästen stehen bereits vor der Anreise alle relevanten Inhalte zur Verfügung. Während des Aufenthalts begleitet sie die digitale Gästemappe auf dem eigenen Smartphone – rund um die Uhr und stets aktuell.
„Seitdem wir Gastfreund im Einsatz haben, ist der Arbeitsalltag für unser Team spürbar einfacher geworden. Standardfragen entfallen, die Gäste finden alle Infos direkt in der App und können ihren Aufenthalt viel selbstständiger gestalten. Auch das Hotelboard ist eine echte Hilfe: Es sorgt für mehr Überblick und bessere Abstimmung im Team.“
Sabrina Damrot | Geschäftsleitung
3. Hotelzeitung und Hotelboard: Zwei digitale Helfer, die den Alltag erleichtern
Die Hotelzeitung und das Hotelboard ergänzen sich perfekt: Während die Hotelzeitung Gäste tagesaktuell informiert und inspiriert, sorgt das Hotelboard im Hintergrund für eine reibungslose Teamkommunikation und klare Abläufe.
4. Erfolge: Effiziente Abläufe und ein modernes Gästeerlebnis
Der Erfolg zeigt sich nicht nur im Alltag, sondern auch in Zahlen. Monat für Monat profitiert das Hotel am Fichtelsee von messbaren Verbesserungen:
Die Ergebnisse auf einen Blick:
- 44 Tischreservierungen monatlich direkt über die digitale Gästemappe
- 270 eingesparte Papierausdrucke im Monat – ein Plus für Nachhaltigkeit und Effizienz
- 52 Stunden Zeitersparnis pro Monat durch den digitalen Pre-Check-in
- 68 % weniger E-Mail-Anfragen, da Informationen sofort verfügbar sind
Interne Abläufe wurden klarer strukturiert, Übergaben verkürzten sich, und Aufgaben sind für alle transparent einsehbar. Das gesamte Team profitiert davon – und die Gäste spüren den Unterschied.
Das erfahren Sie in der vollständigen Erfolgsgeschichte:
✔ Wie das Hotel am Fichtelsee seine Gästeinformationen digitalisiert und bereits vor der Anreise zugänglich macht.
✔ Wie das Team durch den digitalen Pre-Check-in monatlich 52 Stunden Zeit gewinnt.
✔ Wie Gäste dank Journey Mail und Online-Check-in entspannt und bestens vorbereitet anreisen.
✔ Wie digitale Prozesse Papier reduzieren und pro Monat über 270 Ausdrucke einsparen.
✔ Wie die Kombination aus Gästemappe, Hotelboard und Hotelzeitung Abläufe vereinfacht und die Gästezufriedenheit steigert.
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