In einer Seniorenresidenz mit mehreren Gebäuden und 600 Bewohner:innen wird jede Information schnell zur logistischen Aufgabe. Speisepläne, Wochenprogramme und Formulare mussten im Altkönig-Stift bislang gedruckt, ausgehängt und von Hand verteilt werden. Wie eine der größten Seniorenresidenzen Hessens diesen Papieraufwand durch ein digitales Intranet ablöste und dabei Pflegepersonal spürbar entlastet, zeigt diese Erfolgsgeschichte.
1. Die Herausforderung: Papierflut, Informationsverlust und mehr als 600 Menschen
Die interne Kommunikation im Altkönig-Stift hielt im Alltag nicht Schritt. Ein zentrales digitales Informationsmedium für rund 600 Bewohner:innen, die in mehreren Gebäuden verteilt leben, fehlte komplett: Speisepläne, Wochenprogramme, Telefonnummern und Formulare mussten gedruckt, ausgehängt und von Hand verteilt werden, mit hohem Aufwand und ständigem Aktualisierungsbedarf. Für Anfragen, Anmeldungen oder einfache Informationen blieb den Bewohner:innen oft nur der direkte Weg zum Personal oder das mühsame Ausfüllen von Formularen per Hand.
Wertvolle Zeit, die dem Team im persönlichen Kontakt mit den Bewohner:innen fehlte. Auch der Einrichtungsbeirat wünschte sich einen geschützten Bereich, um mit den Bewohner:innen zu kommunizieren. Hinzu kam der Aufwand für das monatliche Wochenprogramm: Es musste jede Woche neu gedruckt, ausgehängt und zusätzlich an alle Bewohner:innen verteilt werden. Ein Aufwand, der weder zum modernen Serviceanspruch des Hauses passte noch mit der begrenzten Zeit des Personals vereinbart werden konnte.
2. Umsetzung: Vom Gewöhnungsprozess zur digitalen Selbstverständlichkeit
Jede Umstellung muss sorgfältig geplant werden. Und besonders wichtig: das gesamte Team muss einbezogen und genau instruiert werden, damit so ein Projekt ein Erfolg werden kann. Denn was jahrelange Praxis war, wird zur Routine und kann nicht einfach von heute auf morgen geändert werden. Auch im Altkönig-Stift mussten sich Team und Bewohner:innen zunächst an den neuen digitalen Weg gewöhnen. Innerhalb weniger Wochen kehrte sich die Gewöhnung jedoch ein: Die Bewohner:innen begannen von sich aus nach dem digitalen Bewohnerbegleiter zu fragen.
3. Die Lösung: Drei aufeinander abgestimmte Lösungen für Bewohner:innen und Team
Für das Altkönig-Stift kombinierte Gastfreund drei aufeinander abgestimmte Lösungen: den Bewohnerbegleiter als eigene App, die Bewohnerzeitung als digitales Wochenprogramm und das Hotelboard als zentrales Ticketsystem für die Haustechnik.
Der Bewohnerbegleiter als native App wurde individuell für iOS und Android gestaltet, mit eigenem App-Icon. Bewohner:innen finden dort das Telefonverzeichnis, Formulare, Öffnungszeiten, Speisepläne, Angebote und den passwortgeschützten Bereich des Einrichtungsbeirats, alles an einem Ort und 24/7 verfügbar.
Die Bewohnerzeitung als Wochenprogramm erscheint seitdem neben den bekannten Ausdrucken auch digital. Änderungen pflegt das Team über einen Online-Editor in Echtzeit ein, Nachdrucke oder Neuaushänge sind nicht mehr notwendig.
Das Hotelboard als Ticketsystem erfasst und verteilt Anfragen an die Haustechnik strukturiert. Das Team behält jederzeit den Überblick, Zettelwirtschaft und Informationsverlust gehören der Vergangenheit an.
„Das ist genau das, was wir gesucht haben. Wir wollten ein Intranet für unsere Bewohnerinnen und Bewohner, einen Ort, wo Speisepläne, das Veranstaltungsprogramm und wichtige Informationen einfach zu finden sind. Mit der eigenen Altkönig-Stift App haben wir das jetzt.“
Boris Quasigroch | Mitglied des Vorstandes, Altkönig-Stift
4. Ergebnisse: Ein digitales Intranet, das sich auszahlt
Jeden Monat zeigen sich deutliche Effekte auf Zeitaufwand, Papierverbrauch und Nutzungsintensität:
- 1.300 gelesene Wochenprogramme belegen, dass Bewohner:innen ihr Veranstaltungsangebot selbstständig planen.
- 62 Stunden Zeitersparnis bedeuten mehr Zeit für die Bewohner und spürbare Entlastung für das Team.
- 549 Aufträge über das Hotelboard – Haustechnik-Anfragen werden strukturiert erfasst, zugewiesen und erledigt.
- 498 eingesparte Ausdrucke bei Speiseplänen, Wochenprogrammen und integrierten Formularen zeigen, wie konsequent Papier durch die App ersetzt wurde.
5. Fazit: Digitalisierung, die im Alltag überzeugt
Das Altkönig-Stift zeigt, wie eine große Seniorenresidenz Digitalisierung konsequent und bewohnerfreundlich umsetzt und damit dafür sorgt, dass diese im ganzen Unternehmen akzeptiert wird. Mit dem Bewohnerbegleiter als zentralem Intranet, der Bewohnerzeitung als Wochenprogramm und dem Hotelboard als Ticketsystem entstanden drei aufeinander abgestimmte Lösungen, die den Alltag für Bewohner:innen und Mitarbeitende gleichermaßen vereinfachen und dem Team bis zu 62 Stunden Zeitersparnis pro Monat verschaffen.
Das erfahren Sie in der vollständigen Erfolgsgeschichte:
✔ Wie das Altkönig-Stift mit dem Bewohnerbegleiter Informationen & Services in einer eigenen App bündelt.
✔ Wie das gesamte Team 62 Stunden pro Monat an Zeit zurückgewinnt.
✔ Wie die Bewohnerzeitung mit 1.300 gelesenen Wochenprogrammen zum festen Bestandteil des Alltags wird.
✔ Wie 498 Papierausdrucke pro Monat wegfallen und Nachhaltigkeit messbar wird.
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