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Wissen managen im Hotel – In wenigen Schritten zur digitalen Wissensdatenbank

Wissen ist Macht – und in der Hotellerie ein wichtiger Wettbewerbsfaktor! Dazu gehört vor allem das Wissen über die eigenen Gäste, Ihre Wünsche und Bedürfnisse, aber auch das Know-how darüber, wie der Hotelalltag reibungslos über die Bühne geht. Doch wo liegt dieses Wissen? Ausschließlich in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden? Wir zeigen, wie Sie wichtige Ressourcen ganz einfach für alle zugänglich machen und langfristig in Ihrem Unternehmen halten.

Wozu brauchen Sie Wissensmanagement im Hotel?

Bestimmt kennen Sie das auch: Es gibt dieses eine Teammitglied, das die Stammgäste, Abläufe und das Personal in Ihrer Unterkunft besser kennt als alle anderen. Meist ist diese Person „ein alter Hase“ im Unternehmen und gilt unter den Kolleg:innen als zentrale Anlaufstelle bei allen möglichen Fragen: In welchem Zimmer übernachtet Stammgast Mayer immer am liebsten? Wer war noch gleich die richtige Ansprechperson, wenn der Fahrstuhl streikt? Doch wenn ausgerechnet diese Person den Betrieb verlässt, Urlaub hat oder einmal krank ist, fehlt mit dem geschätzten Teammitglied gleichzeitig ein äußerst wichtiger Wissensträger.

Noch dazu hebt es den Service natürlich auf ein höheres Level, wenn alle Mitarbeitenden an der Rezeption auf die Gästewünsche gleich gut eingehen und zum Beispiel Stammgäste auf Anhieb mit Namen ansprechen können. Damit Sie all das interne Wissen langfristig im Unternehmen halten und alle Teammitglieder gleichermaßen davon profitieren, brauchen Sie die richtigen Tools und Methoden für effizientes Wissensmanagement im Hotel.

Alles Wichtige digital an einem Ort: Wissen managen mit dem Hotelboard

Der Begriff „Wissensmanagement“ wirkt im ersten Moment vielleicht wie eine neumodische Vokabel aus der Unternehmensberatung. Doch in Wahrheit gibt es in jedem Unternehmen bereits ein System, mit dem die Mitarbeitenden Wissen managen: Sei es besagter „alter Hase“ im Unternehmen, der oder die alle Fragen beantwortet oder ein dickes Mitarbeiterhandbuch, das Sie neuen Teammitgliedern in der ersten Arbeitswoche zum Lesen in die Hand drücken. Die Frage ist nur: Wie gut funktioniert das System? Und ist es auch zukunftsfähig? Denn Regale voller Ordner und Checklisten aus Papier sind umständlich, unübersichtlich und schnell veraltet.

Viel besser eignet sich daher eine digitale Plattform wie das Hotelboard von Gastfreund. Neben den Funktionen für die Gäste- und Teamkommunikation sowie für digitales Aufgabenmanagement bringt es alles mit, was eine moderne Wissensdatenbank braucht:

  • Unbegrenzt Platz für Prozessdokumentationen, Mitarbeiterhandbücher, Organigramme, Vorlagen für E-Mails, Zuständigkeiten, Kontaktdaten von Mitarbeitenden, Geburtstage und vieles mehr
  • Verschiedene Themenbereiche – „Topics“zur besseren Strukturierung von Wissen
  • Optionen zum Suchen und Filtern für den optimalen Überblick
  • Möglichkeit zum Versenden von Anhängen: Tabellen, Dokumente, Bilder etc.
  • Verfügbarkeit für alle Teammitglieder, wahlweise in der Hotelboard-App oder im Web
  • Automatische Übersetzung in mehr als 20 Sprachen für internationale Teams
  • Maximale Sicherheit für sensible Daten oder Betriebsgeheimnisse dank Verschlüsselung

Effizient Wissen managen im Hotel – in 4 Schritten

Mit diesen vier Schritten bauen Sie im Hotelboard systematisch eine Wissensdatenbank für Ihr Hotel-Team auf:

1. Wissensbedarf ermitteln

2. Vorhandenes Wissen sammeln und ordnen

3. Wissen an einer zentralen Stelle festhalten und für alle zugänglich machen

4. Wissen stetig aktualisieren und ergänzen

Leichteres Onboarding, mehr Effizienz und zufriedeneres Personal – die Vorteile des Hotelboards als Wissensdatenbank

Einmal mit den wichtigsten Informationen befüllt, wird das Hotelboard sozusagen zum „hotelinternen Google“. Alle Teammitglieder wissen immer genau, wo sie Antworten auf ihre Fragen finden. Dank der intelligenten Suchfunktion sparen sie sich das minutenlange Blättern in Ordnern. So lernen Sie auch neue Teammitglieder besonders schnell und einfach ein. Denn statt mehrfachem Nachhaken lesen diese in Ruhe und je nach Bedarf die entsprechenden Inhalte der Datenbank nach – jederzeit und überall.

Aber auch Ihnen als Gastgeber, Hoteldirektor oder Manager kommt das Hotelboard zugute: Ihre Mitarbeitenden arbeiten damit effizienter, betreuen Ihre Gäste noch besser und behalten jederzeit den Überblick. Weil das im Arbeitsalltag Entlastung bringt, wirkt sich das Wissensmanagement auch positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Eine Win-Win-Win Situation also für Gäste, Gastgeber:innen und Team!

Das Hotelboard kann noch viel mehr als das! Erfahren Sie jetzt mehr auf www.gastfreund.net oder in einem unverbindlichen Kennenlern-Termin mit uns!


Bildquelle: ©bongkarn – stock.adobe.com

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