Arbeitsaufwendige, wiederkehrende Aufgaben und Schwierigkeiten in der Teamkommunikation sind richtige Zeitfresser im Hotel. Dabei ist die Zeit dort oftmals knapp: Gerade in Unterkünften, in denen Personal fehlt, sind die Mitarbeitenden überlastet und haben regelmäßig Stress. Für mehr Effizienz und Entlastung möchten Hoteliers deshalb Prozesse digitalisieren und optimieren. Doch wer ist der richtige Partner in Sachen Software? Bei dieser Entscheidung spielen viele Faktoren eine Rolle. Wir schaffen Klarheit und zeigen, worauf es bei der Auswahl der richtigen Hotelsoftware ankommt.
„Wenn du nichts veränderst, wird sich auch nichts verändern!“
Sparky Anderson
1. Den eigenen Optimierungsbedarf ermitteln
Einige Hoteliers zögern, wenn es um digitale Helfer im täglichen Geschäft geht. Manche befürchten, dass durch Automatisierung die persönliche Betreuung der Gäste zu kurz kommt. Doch das Gegenteil ist der Fall: Gerade Prozesse, die immer gleich ablaufen, bieten in der Regel viel Potenzial für Optimierung.
Dank Software, die Ihren Mitarbeitenden Arbeit abnimmt, gewinnen Sie wertvolle Zeit. Diese wiederum steht Ihrem Personal für die persönliche Gästebetreuung zur Verfügung. Letztendlich profitiert von dem Einsatz und der damit einhergehenden Zeitersparnis nicht nur Ihr Team, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Gäste steigt. Außerdem halten Sie Ihre Unterkunft mit einer modernen Software fit für die Zukunft und grenzen sich durch Ihren guten Service von der Konkurrenz ab.
Wenn der Entschluss gefasst ist, definieren Sie zunächst ein konkretes Ziel. An welchen Stellen soll die Software unterstützen? Was soll sie erfüllen? Damit Sie diese Fragen beantworten können, müssen Sie die Schwachstellen in Ihren Prozessen kennen. Nur durch eine genaue Bestimmung ermitteln Sie den Optimierungsbedarf und wissen, welche Funktionen die neue Software haben sollte. Ein Beispiel hierfür wäre der Check-in: Immer wiederkehrende Arbeitsschritte und gleiche Fragen der Gäste beanspruchen offensichtlich viel Zeit am Tag. Und genau hier kann Ihnen die Digitalisierung unter die Arme greifen. Mithilfe einer digitalen Gästemappe informieren sich die Reisenden bereits im Voraus über Frühstückszeiten, Aktivitäten und Co. oder füllen den Meldeschein schnell per Smartphone aus. Dadurch entschleunigen Sie ganz leicht die Anreise für Ihre Gäste und sparen Ihrem Rezeptionsteam jede Menge Zeit.
2. Genügend Zeit einplanen
Damit Sie Zeit sparen, müssen Sie zunächst Zeit investieren. Ja, Sie haben richtig gelesen! Nehmen Sie sich für die Entscheidung so viel Bedenkzeit, wie Sie brauchen. Sammeln Sie Informationen, vergleichen Sie Software-Anbieter und hören Sie auf Ihr Bauchgefühl. Schließlich soll die Hotelsoftware Sie und Ihr Team so lange wie möglich unterstützen, ohne dass Sie mit der Suche von vorne beginnen müssen.
Nachdem Sie Ihren Partner gefunden haben, heißt es nochmals: Ruhe bewahren! Die Umstellung der Prozesse erfolgt im besten Fall in enger Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter und sollte gut durchdacht sein. Umso detaillierter Sie hier arbeiten, desto besser wird das Ergebnis.
Die Digitalisierung gewinnt in den Betrieben zunehmend an Bedeutung.
Quelle: Digital Office Index 2022 | Bitkom
3. Ihr Team miteinbeziehen
Denken Sie bei diesem Schritt an Ihre Mitarbeitenden. Letztendlich sind sie diejenigen, die täglich mit der Hotelsoftware arbeiten werden. Entscheiden Sie also nicht über deren Köpfe hinweg. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihre Kolleg:innen das neue Produkt nicht akzeptieren und im schlimmsten Fall nicht nutzen. Ihre Mitarbeitenden können Sie beim Auswahlverfahren sicherlich mit wertvollen Tipps unterstützen, denn sie kennen die wiederkehrenden Aufgaben und möglichen Schwierigkeiten.
4. Auf Komplettlösung setzen
Damit die Software Ihren Arbeitsalltag auch wirklich erleichtert, halten Sie Ausschau nach einer All-in-One Lösung. Hier haben Sie, wie der Name schon verrät, alles aus einer Hand, z.B. Software zur Kommunikation mit den Gästen und im Team, digitales Aufgabenmanagement und noch mehr. Idealerweise können Sie dann einfach die Module nutzen, die zu Ihnen passen und flexibel miteinander kombinieren. Der Vorteil: Sie haben eine Ansprechperson für all Ihre Fragen und müssen nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln. In den meisten Fällen sind die einzelnen Module so miteinander verknüpft, dass sie auf einen Datenpool zurückgreifen und Sie Ihre Inhalte ganz bequem wiederverwenden. Ihre Mitarbeitenden sparen sich somit die umständliche Übertragung von einem in das andere Programm und arbeiten effizienter. Schließlich müssen Sie auch nur für eine Software geschult werden und können dann alle Module bedienen.
5. Softwareanbieter unter die Lupe nehmen
Neben einer offenen und ehrlichen Kommunikation mit dem potenziellen Partner spielt auch die Preisgestaltung eine wichtige Rolle. Sprechen Sie Ihren zuständigen Berater direkt darauf an und fragen Sie gezielt nach versteckten Kosten. Während des ersten Kontakts bekommen Sie auch ein Gefühl, ob der Anbieter vertrauensvoll auf Sie wirkt. Hier ist Ihre Menschenkenntnis gefragt!
Im Laufe des Beratungsgesprächs punktet der Anbieter außerdem mit einem Blick in die Software. Aufbau, Funktionen und Möglichkeiten sollten anhand eines Beispiels gezeigt und erklärt werden.
Einen weiteren Einblick verschaffen Sie sich über Bewertungen, zum Beispiel auf Google oder der Facebook-Seite des Anbieters. Dort erfahren Sie, wie zufrieden die aktuellen Nutzer:innen mit dem Produkt und dem Service sind. Achten Sie hier auf die Authentizität der Beiträge, die durchschnittliche Bewertung und die Anzahl der Rezensionen. Denn nur so erhalten Sie ein realistisches Bild von dem Unternehmen.
6. Serviceangebot checken
Bei der Wahl des richtigen Softwarepartners ist auch der Service von großer Bedeutung. Gibt es einen Kundenservice, der Ihnen bei jeglichen Fragen zum Produkt weiterhelfen kann? Bestenfalls ist der Support kostenlos und über mehrere Wege (Telefon, Mail, Chat etc.) gut erreichbar. Prüfen Sie außerdem, ob Online-Schulungen angeboten werden, an denen Sie oder neue Teammitglieder teilnehmen können.
Ein weiterer Punkt sind Softwareupdates. Idealerweise wird das Produkt regelmäßigweiterentwickelt. Updates gehören deshalb beim Kauf einer modernen Software einfach dazu und sollten Ihnen ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung stehen.
Fazit: Die richtige Hotelsoftware erleichtert Ihren Arbeitsalltag
Unter Berücksichtigung der genannten Punkte finden sicherlich auch Sie die passende Softwarelösung für Ihr Team und Ihre Unterkunft. Genießen Sie die Vorteile der Digitalisierung:
- Höhere Produktivität
- Schnellere Abläufe
- Bessere Gästezufriedenheit
- Entlastetes Personal
- Papierloses Arbeiten
- Einfache Kommunikation
Gastfreund ist Experte in Sachen digitaler Gästebetreuung und Teamkommunikation. Mit unserer All-in-One Hotel Operations Plattform haben wir eine umfassende Softwarelösung für die Hotellerie geschaffen, die Ihnen bei der täglichen Arbeit unter die Arme greift. Unsere verschiedenen Produkte funktionieren einzeln und noch besser in Kombination: die digitale Gästemappe, die Hotel-App, die Hotelzeitung, der Infokanal für TVs und das Hotelboard. Begeistern Sie mit uns Ihre Gäste und Ihr Team gleichermaßen, denn wir wissen, was Sie brauchen und stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat kostenlos zur Seite!
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