In der Rubrik „5 Fragen an …“ stehen Mitarbeiter:innen von Gastfreund, Kund:innen, Partner:innen oder Branchenkenner:innen in Kurz-Interviews Rede und Antwort. Dieses Mal haben wir Florian Byliza, Chief Technology Officer bei Gastfreund, über das neueste Produkt – das Hotelboard – befragt.
Bisher hatte Gastfreund sich auf die digitale Gästebetreuung spezialisiert, neuerdings fördert ihr auch die Zusammenarbeit im Team. Wie kam es dazu?
Wir arbeiten tagtäglich eng mit Gastgebern zusammen und haben im Laufe der Jahre erkannt, dass einige von ihnen mit komplizierten Abläufen zu kämpfen haben. Viele verschiedene Listen oder handgeschriebene Zettel für z. B. Schichtübergaben sind ganz normal in dieser Branche.
In der Vergangenheit sind auch immer mehr Kunden auf uns zugekommen und haben uns nach einer geeigneten, digitalen Lösung für die Organisation ihrer Aufgaben und die Kommunikation im Team gefragt. Und da sie am liebsten eine Lösung für alles statt mehreren Einzellösungen hätten und wir bereits alle anderen Kontaktpunkte zum Gast perfekt abdecken, fiel uns die Entscheidung nicht schwer, selbst etwas Passendes zu entwickeln. So haben wir bereits 2020 mit unseren Recherchen angefangen, erste Designs entworfen und fleißig entwickelt. Bevor wir jedoch mit einem neuen Produkt an den Markt gehen, holen wir uns immer erst Pilotkunden ins Boot, damit unsere Produkte praxisnah getestet und optimiert werden können. So stellen wir sicher, dass wir unseren Kunden auch wirklich ein hilfreiches Tool bereitstellen. Und heute können wir voller Stolz sagen, dass uns genau das seit dem Marktstart im Februar 2022 gelungen ist!
Teamkommunikation und Aufgabenmanagement lauten die zwei Schlagwörter für das Hotelboard. Welche Funktionen stecken dahinter?
Kommunikation ist das A und O. Ohne sie würde auch die Aufgabenverteilung im Team nicht funktionieren. Jeder kennt eine Art „schwarzes Brett“, das in den Personalräumen hängt und von Zetteln übersäht ist, oder Post-its, die an Schreibtischen kleben. Letztendlich gehen aber viele Informationen unter oder sogar verloren. Und genau das möchten wir verhindern, indem wir alle Informationen digitalisieren und Teammitglieder digital miteinander verbinden – idealerweise sogar über die App-Version des Hotelboards. Das Hotelboard ist quasi das modernste „Schwarze Brett“, das es gibt, denn es kann weitaus mehr:
Eine Funktion des Hotelboards ist der Nachrichten Feed, der zu verschiedenen internen Themen oder Gästeanfragen eröffnet werden kann. Hier schreiben die Mitarbeiter:innen untereinander, also 1:1, aber auch abteilungsübergreifend oder dem gesamten Unternehmen, klären offene Fragen oder weisen einer Person anstehende To-dos zu, die sich am Ende darum kümmern soll.
Ganz besonders ist hier auch wieder die Verbindung zur Gästebetreuung. Denn über die digitale Gästemappe können die Gäste online Nachrichten schreiben oder Angebote buchen. Diese Anfragen landen nun automatisch im Hotelboard und werden hier vom Team bequem beantwortet und weiterbearbeitet. Endlich gibt es einen einfachen Workflow, bei dem sicherlich nichts mehr untergeht!
Und es gibt noch andere hilfreiche Funktionen wie das Erstellen von Deadlines, Bearbeitungsstatus, Checklisten oder Push-Benachrichtigungen, die sich beispielsweise extrem gut für Schichtübergaben, Lost and Found oder die Organisation von Gästeanfragen eignen. Aber auch die intelligente Suchfunktion und die automatische Übersetzung sparen allen beteiligten viel Zeit im stressigen Alltag.
Zu guter Letzt: die Wissensdatenbank. Hier halten Mitarbeiter:innen ihr Wissen fest, teilen Geburtstagsdaten oder Urlaubspläne und speichern wichtige Dokumente wie Handbücher oder Zuständigkeiten ab. Was wiederum den persönlichen Austausch im Team, aber auch z. B. das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern erleichtert.
Die Hotel Operations Plattform von Gastfreund
Benötige ich die digitale Gästemappe, um das Hotelboard nutzen zu können?
Nein, die digitale Gästemappe ist kein Muss, wenn man das Hotelboard vollständigen nutzen möchte. Die All-in-One Hotel Operations Plattform von Gastfreund ist ein modulares System. Das heißt: Unsere Kunden wählen die Produkte aus, die zu ihnen und ihrer Unterkunft passen – ob einzeln oder kombiniert.
Man muss aber ganz klar sagen, dass die Kombination aus digitaler Gästemappe und Hotelboard unschlagbar ist. Denn wie schon erwähnt, ist die Bearbeitung von Gästeanfragen und Nachrichten in Kombination mit beiden Produkten ein Kinderspiel und spart einige extra Schritte und Arbeitszeit.
Wie nutzen Hoteliers und Mitarbeiter:innen die Hotel Operations Plattform?
Los geht’s mit dem Setup für das Hotelboard, danach schulen wir das Team und geben Tipps zur optimalen Verwendung. Und so wie es unsere Kunden bereits von uns gewohnt sind, sind wir natürlich auch im Nachhinein jederzeit gerne für sie da und unterstützen sie.
Das Hotelboard kann dann auf Smartphones, Tablets oder Computer installiert und genutzt werden – entweder über den Browser oder als App. Es funktioniert natürlich auch auf dem eigenen Gerät oder den Geschäftsgeräten. Der große Vorteil ist, dass auch Mitarbeiter:innen ohne festen Arbeitsplatz, bspw. vom Housekeeping immer erreichbar sind.
Die im Hotelboard abgespeicherten Dokumente oder intern geschriebenen Inhalte sind nicht für jedermann bestimmt. Sind die Daten wirklich sicher?
Von Anfang an liegt uns die Datensicherheit besonders am Herzen. Dank verschlüsselter Kommunikation mit dem Server und verschlüsselter Datenbank ist das Hotelboard DSGVO-konform, vertraulich und sicher. Zusätzlich hat der Server seinen Standort in Deutschland, es fließen keine Daten in das Ausland.
Aber damit die Daten auch intern sicher sind und nur von bestimmten Personen gelesen werden, können in den Einstellungen verschiedene Nutzungsrechte für die User verteilt werden. So sieht jeder nur das, was er eben sehen soll.
Florian Byliza im Gespräch mit Corinna Willer, Gastfreund GmbH
