Wie halten Sie den Kontakt zu Ihren Stammgästen? Versenden Sie vielleicht regelmäßig einen Newsletter? Im ersten Teil unseres Blogbeitrags haben wir geklärt, wieso E-Mails zu den besten Kommunikations- und Marketing-Instrumente gehören und an welchen Stellen E-Mail-Marketing sinnvoll ist. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige konkrete Tipps für Ihren Newsletter an die Hand.
Tipp 1: Rechtliche Voraussetzungen klären und Spam-Regeln beachten
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU regelt seit 2018 die Rechte und Pflichten für den Schutz personenbezogener Daten – auch im Hinblick auf Newsletter-Marketing. Bevor Sie E-Mail-Adressen für Ihren Newsletter sammeln, prüfen Sie also am besten zusammen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, was Sie dabei konkret beachten müssen. Beispielsweise ist es für werbliche E-Mails notwendig, dass die Empfänger:innen bei der Anmeldung ausdrücklich zustimmen, dass sie Ihren Newsletter erhalten möchten. Außerdem muss es jederzeit möglich sein, sich von Ihrem Newsletter wieder abzumelden. Fügen Sie also unbedingt in jeden Newsletter einen Abmeldelink ein.
Damit Ihre E-Mails zudem nicht fälschlicherweise im Spam landen, achten Sie auf folgende Punkte:
- Fügen Sie möglichst keine Links einfach so in Ihre E-Mails ein. Besser sind klickbare Buttons oder Verlinkungen hinter bestimmten Wörtern im Text.
- Am Ende Ihrer E-Mail sollte ein gültiges Impressum mit dem Namen, der Adresse und den Kontaktdaten Ihres Unternehmens stehen.
- Verwenden Sie – inbesondere in der Betreffzeile – keine kompletten Wörter in Großbuchstaben oder mehrere Ausrufezeichen hintereinander. Solche E-Mails wirken schnell wie Spam.
- Vermeiden Sie im Betreff und der E-Mail selbst Worte, die mit anstößigen oder illegalen Inhalten in Verbindung gebracht werden könnten. Kritische Themen sind z. B. Glücksspiel, Kredite, Versicherungen, Finanzen, Dating oder Medikamente.[1]
Buttons oder verlinkte Wörter im Text statt Links: Damit landen Ihre E-Mails nicht nur seltener im Spam, sondern machen auch rein optisch einen professionelleren Eindruck.
Tipp 2: Das Wichtigste auf den ersten Blick präsentieren
Wenn Sie den Inhalt Ihrer E-Mail ausformulieren, denken Sie daran: Ihre Gäste haben in der Regel wenig Zeit und noch viele andere Newsletter im Postfach. Ihrer sollte also herausstechen und das Thema auf den Punkt bringen. Packen Sie daher das Wichtigste gleich an den Anfang des Textes und halten Sie sich möglichst kurz. Kurze Absätze, Stichpunkte, Hervorhebungen und Grafiken helfen dabei, dass die Leser:innen Ihre E-Mail auf die Schnelle erfassen können. Wollen Sie Ihren Empfänger:innen noch mehr mitteilen, bauen Sie einfach einen Button oder eine Verlinkung ein, die dann z. B. auf Ihre Website verweisen. Den Newsletter kombinieren Sie auch wunderbar mit anderen Content Marketing Kanälen, wenn Sie beispielsweise einen Blogbeitrag, Ihre digitale Gästemappe oder Ihre Social Media-Auftritte verlinken.
Tipp 3: Ein gesundes Maß finden
Auch bei der Häufigkeit, mit der Sie Mailings versenden, gilt das Motto: Weniger ist mehr. Von zu vielen E-Mails in kurzer Zeit sind die meisten Newsletter-Abonnent:innen ohnehin schnell genervt. Die Konsequenz: Sie melden sich ab. Damit verlieren Sie einen wichtigen Kontaktpunkt zu Ihren Gästen. Also setzen Sie hier lieber auf Qualität statt Quantität!
Unser Tipp: Bereiten Sie erst einmal zwei bis drei Themen vor und planen Sie diese dann mit etwas Abstand zueinander ein. Aktuell bietet sich z. B. ein Weihnachtsgruß an. Wünschen Sie Ihren Newsletter-Abonnent:innen doch einfach eine schöne Adventszeit. Passend dazu werben Sie gleich für ein Weihnachts-Arrangement in Ihrem Hotel oder das Festtagsessen in Ihrem Restaurant. Das funktioniert natürlich ebenfalls für Silvester, Ostern, Halloween oder ähnliche Anlässe. So stehen auch schon einmal die ersten fixen E-Mail-Kampagnen für das kommende Jahr fest. Die Zeit dazwischen füllen Sie nach Belieben mit News aus Ihrer Unterkunft.
Tipp 4: Betreff sorgfältig wählen
Jede:r Berufstätige bekommt durchschnittlich 26 E-Mails pro Tag.[2] Und nach Feierabend sieht es im privaten Postfach oft genauso aus. Wie stellen Sie also sicher, dass Ihre E-Mail nicht in der Masse untergeht? Eine Faustregel für E-Mail-Kampagnen besagt: Wenn Sie eine erfolgreiche E-Mail verfassen möchten, wenden Sie die Hälfte der Zeit für den Inhalt und die andere Hälfte allein für die Betreffzeile auf. Schließlich entscheidet der Betreff über die Öffnungsrate und damit darüber, wie viele den Inhalt des Newsletters überhaupt sehen. Doch halten Sie sich auch hier kurz. Je nach Gerät und E-Mail-Programm sehen die Empfänger ohnehin nur maximal 30-70 Zeichen.[3]
Übrigens: Auch Emojis sind in der Betreffzeile erlaubt. Denn mit den bunten Bildchen fällt Ihre E-Mail im Postfach Ihrer Gäste auf. Einer Studie zufolge steigern Smileys im Betreff die Öffnungsrate sogar durchschnittlich um 20 Prozent! [4]
Emojis im Betreff stechen hervor. Deshalb werden Sie im E-Mail-Marketing heutzutage immer beliebter.
Tipp 5: Auf eine durchdachte Gestaltung achten
Wie in Tipp 2 schon angedeutet, sollten Sie Ihre E-Mail übersichtlich formatieren. Das verbessert die Lesbarkeit. Achten Sie, davon abgesehen, auf ein ansprechendes Design, das Ihre Unterkunft widerspiegelt. Ein Must-have ist zum Beispiel Ihr Logo – am besten gleich im Kopf der E-Mail oder alternativ in der Signatur zum Schluss. Hinsichtlich Farben, Schriftarten und Bildern bieten Ihnen die meisten Newsletter-Systeme inzwischen eine große Gestaltungsfreiheit. So erstellen Sie die E-Mails in Ihrem Corporate Design. Ihre Gäste erkennen auf den ersten Blick, von wem diese E-Mail kommt. Das wirkt professionell und stärkt Ihre Marke.
Tipp 6: Auswerten und Erkenntnisse für die nächste E-Mail-Kampagne nutzen
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Kampagne erfolgreich verschickt haben, gibt es eigentlich nur noch eines zu tun: Abwarten und auswerten! Denn ein Newsletter bringt Ihnen nicht nur mehr Aufmerksamkeit für Ihre Unterkunft, sondern auch einige Informationen über die Interessen und das Verhalten Ihrer Empfänger:innen. Die Auswertung in Ihrem E-Mail-Editor sollte Ihnen zumindest die folgenden Kennzahlen liefern:
- Öffnungsrate
- Beste Öffnungszeit
- Abmelderate
- Anzahl der Klicks auf Links oder Buttons bzw. Klickrate
- Anzahl der Öffnungen auf dem Desktop und mobilen Geräten
Versenden Sie Ihren Newsletter außerdem testweise immer wieder an unterschiedlichen Wochentagen. So erhalten Sie über die Öffnungsrate nach und nach ein Gefühl dafür, welcher Tag für Ihr E-Mail-Marketing am besten funktioniert. Dank all der Erkenntnisse aus Ihren Analysen, optimieren Sie jeden weiteren Newsletter noch ein wenig mehr. So lernen Sie Ihre Stammgäste noch besser kennen und perfektionieren Ihre Marketingmaßnahmen.
Führen Sie unbedingt eine Analyse Ihrer versendeten Newsletter durch. So lernen Sie vieles über das Verhalten Ihrer Empfänger:innen.
Mit diesen Tipps wird Ihr Newsletter bestimmt zum Erfolg. Mehr Informationen zu den Themen Hotelmarketing und Gästekommunikation finden Sie in den folgenden Artikeln:
- E-Mail-Marketing für Hotels: Newsletter, Buchungsbestätigung und Co (1/2)
- Content Marketing im Hotel: Tipps und Tricks für Ihr Hotelmarketing
- Digitale Kommunikation mit Gästen – “5 Fragen an” Maxi Aschenbrenner vom StrandResort Markgrafenheide
- Push-Nachrichten: die Überflieger im Hotel Marketing
Quellen:
[1] Mailjet, Die 120 schlimmsten Spam-Wörter in E-Mails [Checkliste]: https://www.mailjet.com/de/blog/email/spam-woerter-emails/
[2] Bitkom, Durchschnittlich 26 berufliche E-Mails landen täglich im Postfach, Presseinformation vom 22.03.2021: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Durchschnittlich-26-berufliche-E-Mails
[3] SC-Networks, Die optimale Email Betreffzeile: Dos und Don’ts. https://www.sc-networks.de/produkt/email-marketing-tool/betreffzeile/
[4] Tageskarte.io, Wie Gäste mit E-Mails von Hotels umgehen, 14. Juni 2022: https://www.tageskarte.io/hotellerie/detail/wie-gaeste-mit-e-mails-von-hotels-umgehen.html
