Vor vier Jahren haben wir unseren Gastfreund-Blog ins Leben gerufen, um Sie als Gastgeber und Hoteliers noch besser zu unterstützen. Wir möchten unser Wissen mit Ihnen teilen, Sie über aktuelle Themen der Hotelbranche informieren und Ihnen spannende Einblicke in die digitale Gästekommunikation sowie die Digitalisierung in der Hotellerie geben. Zum 100. Jubiläum haben wir die zehn häufigsten Fragen zu Gastfreund gesammelt und die passenden Antworten für Sie zusammengetragen.
1. Mir ist der persönliche Kontakt zu meinen Gästen sehr wichtig, geht dieser durch digitale Gästekommunikation nicht verloren?
Nein, ganz im Gegenteil! Neben der Information steht auch die Kommunikation bzw. Interaktion ganz groß im Fokus – besonders bei der digitalen Gästemappe:
- Sie beantwortet Fragen jederzeit und Ihre Gäste fühlen sich rundum gut betreut. Das verbessert interne Prozesse, wie zum Beispiel den Check-in, und verschafft Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Gespräche.
- Interaktive Funktionen lassen dem Gast die Wahl, wie er mit dem Gastgeber in Kontakt tritt. Im Blogbeitrag über Chats und Push-Nachrichten in der Hotellerie verraten wir, wie Sie mit diesen Tools die direkte Kommunikation gezielt fördern.
- Digitale Lösungen, wie die digitale Gästemappe, eignen sich besonders gut für die kontaktlose und hygienische Betreuung Ihrer Gäste.
2. Wieso digitale Gästemappe, Hotelzeitung und Co., wenn ich schon eine Website für meine Unterkunft habe?
Der erste Kontakt mit einem neuen Gast findet fast immer über Ihre Website oder eine Online-Buchungsplattform statt. Vor der Buchung informieren sich potentielle Gäste dort über Ihre Unterkunft, die Ausstattung und Preise. Im besten Fall buchen sie dann auch direkt über Ihre Website, damit keine Provisionen für Sie anfallen. Danach reißt der Kontakt und die digitale Betreuung der Gäste meist ab und Sie verschenken großes Potential.
Vor Ort benötigen Ihre Gäste andere Informationen, möchten mehr zu Ihren Services wissen, unkompliziert Angebote buchen und persönlich mit Ihnen in Kontakt treten – das fordert eine interaktivere Lösung und Funktionen, die eine Standard-Website nicht hat. Sie möchten zudem weitere Umsätze erzielen, eine höhere Auslastung, die Zufriedenheit Ihrer Gäste steigern, gleichzeitig Kosten sparen und Ihr Team entlasten.
In Hinblick auf Service und Umsatz sind Tools zur digitalen Gästebetreuung deshalb ein absolutes Muss. In unserem Beitrag zur erfolgreichen, digitalen Gästekommunikation erfahren Sie, auf welche Helfer Sie auch ohne besondere IT-Kenntnisse vertrauen können.
3. Für welche Art von Unterkunft sind die Lösungen von Gastfreund geeignet?
Ob Ferienwohnung, Stadthotel, Campingplatz, Ferienhotel, Hotelkette, B&B oder Pension – die digitalen Tools von Gastfreund sind für jede Unterkunft ein Must-have!
Die digitalen Gästemappen, Hotelzeitungen und Infokanäle sind dabei so unterschiedlich wie die Häuser selbst, denn sie werden passend zur Unterkunft und dessen Angebot gestaltet.
Der digitale Reiseführer zur Region darf dabei nie fehlen. Ob Städtetrip oder erholsame Auszeit: Tolle Ausflugstipps, Routen & Touren sowie interessante Informationen zur Region sind garantiert – kostenlos, aktuell und ohne Ihr Zutun. Das rundet Ihre individuellen Inhalte perfekt ab. Hier geht’s direkt zu unseren digitalen Reiseführern.
4. Wie hilfreich ist die digitale Gästebetreuung bei der Sterneklassifizierung?
Der digitale Gästeservice sorgt für einen regelrechten Sternenrausch! Entsprechend der sich verändernden Bedürfnisse der Gäste punkten seit diesem Jahr auch digitale und nachhaltige Lösungen – und das nicht zu knapp. Mit Hilfe der digitalen Gästemappe sichern Sie sich in der Sterneklassifizierung wichtige Punkte, u.a. für die digitale Erreichbarkeit des Personals, einen (mehrsprachigen) Serviceleitfaden, regionales Infomaterial und Nachhaltigkeit.
Wie Frage 3 verrät, sind die digitalen Tools von Gastfreund aber nicht nur für Hotels, die eine Sterneklassifizierung anstreben, unverzichtbar!
5. Welche Voraussetzungen muss ich für das Einrichten meines digitalen Gästeservice erfüllen und wie komme ich zu meinen digitalen Helfern?
- Alles, was Sie zum Einrichten der digitalen Gästemappe oder zum Erstellen der Hotelzeitung benötigen ist ein funktionsfähiger PC oder Laptop mit Internetverbindung. Auf teure Hardware auf den Zimmern können Sie verzichten, denn Gäste nutzen Ihren digitalen Service über die eigenen Smartphones, Tablets und Laptops. Möchten Sie die Hotelzeitung zusätzlich ausgedruckt anbieten, reicht ein simpler (Farb-)Drucker, der mindestens DIN A4-Papier bedrucken kann, aus.
- Für noch mehr Sichtbarkeit für Ihre Infos, Tipps udn Angebote hinterlegen Sie die Webversion Ihrer digitalen Gästemappe als Startseite nach dem Login im WLAN. Das stellen Sie einfach über die Einstellungen Ihres Routers ein. Bei älteren Modellen sollten sie klären, ob diese „Redirect“-fähig sind und Sie eine Website als Startseite hinterlegt können.
- Auch dem eigenen Infokanal steht nichts im Wege, wenn Sie Monitore, Fernseher oder eine Verteileranlage mit HDMI- und Internetanschluss haben. Möchten Sie Inhalte und Designs nach der Ersterstellung durch uns eigenständig verändern, benötigen Sie auch hierzu einen funktionsfähigen Computer mit Internetverbindung.
Sind diese wenigen Voraussetzungen erfüllt, ist der Weg nicht mehr weit, bis Sie Ihr Wunschprodukt „in den Händen halten“.
6. Kann ich die Inhalte der digitalen Gästemappe selbst bestimmen und ändern?
Die Antwort auf unsere dritte Frage verrät bereits, dass jede digitale Gästemappe ganz individuell gestaltet wird – passend zur Unterkunft und Ihren Wünschen.
Damit Sie Ihre digitale Gästemappe schnellstmöglich einsetzen können, übernehmen wir die erste Erstellung für Sie und gestalten die Inhalte speziell für Ihre Unterkunft. Im Anschluss bekommen sie einen eigenen Zugang zu unserem Redaktionssystem. Wir zeigen Ihnen natürlich während einer Schulung, wie sie jederzeit selbst Anpassungen vornehmen, Neuigkeiten per Push-Nachricht an Ihre Gäste verschicken oder Veranstaltungen erstellen. Das gilt natürlich auch für unsere anderen Produkte, wie die Hotelzeitung oder den Infokanal.
Über ein System pflegen Sie so alle Kanäle und nutzen einmal eingestellte Inhalte, wie Neuigkeiten und Events, auf allen Medien – das erleichtert Ihren Arbeitsalltag gleich doppelt.
7. Wie mache ich meine Gäste denn eigentlich auf mein digitales Angebot aufmerksam?
Gerade jetzt – in Zeiten von Corona – wünschen sich die Gäste einen hygienischen, kontaktlosen, aber dennoch persönlichen Service von ihren Gastgebern und fragen bereits konkret danach.
Nutzen Sie dennoch am besten jeden Kontaktpunkt und weisen Sie bewusst auf Ihren digitalen Service hin. Unterstützend dazu erhalten Sie individuell gestaltete Flyer zum Herausgeben beim Check-in und Aufsteller, ebenfalls mit QR-Code. Mit Aufstellern auf dem Zimmer, im Restaurant oder Wellnessbereich führen Sie Ihre Gäste direkt zu Ihrer digitale Speisekarte, der Gästeregistration, Anwendungen oder Ihrem hauseigenen Wochenprogramm.
!! Achtung Spoiler zu Frage 8
Verbinden Sie das Angenehme mit dem Nützlichen: Binden Sie den Hinweis zur digitalen Gästemappe unbedingt in der Bestätigungsmail ein und fordern Sie Ihre Gäste in diesem Zuge auf, den Meldeschein direkt digital auszufüllen, damit sie für den Check-in bereits alles vorbereiten können und noch schneller einchecken.
Alle Produkte von Gastfreund sind aber auch intelligent miteinander verknüpft. So öffnet sich beim Login in das WLAN direkt die WLAN-Willkommensseite, über die Gäste automatisch auf die digitale Gästemappe weitergeleitet werden. Dorthin gelangen sie auch über die Hotelzeitung oder den Infokanal – mittels QR-Code, den sie mit ihrem Smartphone abscannen. Umgekehrt ist die Hotelzeitung als E-Paper über die digitale Gästemappe abrufbar.
8. Können die Gäste den Meldeschein über die digitale Gästemappe von Gastfreund ausfüllen?
Die Antwort lautet: Ja, über ein digitales Formular! Gesetzeskonform fragen Sie damit die Daten für den Meldeschein vorher ab, drucken das fertig ausgefüllte Dokument aus und lassen es vor Ort nur noch unterschreiben. Übrigens ermöglichen Sie über die digitalen Anfrage- und Buchungsformulare viele weitere Services: Tisch reservieren und Gästedaten angeben, Frühstück bestellen, Wellnessanwendung buchen etc.
9. Wieso ist Gastfreund der richtige Partner für mich in Sachen digitaler Gästekommunikation?
Was alles in unseren Produkten steckt, haben wir bereits in einigen Fragen beantwortet. Hier noch einmal ein Überblick Ihrer Vorteile:
- Wir bieten Ihnen alles an, damit Sie auch jeden Gast erreichen – egal ob digitale Gästemappe als App für iOS, Android oder als Webversion, die ausgedruckte oder digitale Hotelzeitung als E-Paper oder zusätzliche installierte Infopoints vor Ort.
- Mit Gastfreund haben Sie einen erfahrenen Partner mit über 5.000 Kunden und einen langjährigen Experten für digitale Gästekommunikation an Ihrer Seite.
- Sie stehen an erster Stelle: Unser Support-Team unterstützt Sie kostenlos und persönlich, wir gestalten zu Beginn Ihre Inhalte und stellen Ihnen zusätzlich einen großen Datenpool an vorgefertigten Inhalten (Wetter, …) sowie Reiseführern bereit.
- Wir sind am Puls der Zeit, entwickeln unsere Produkte ständig weiter und bieten Funktionen mit Sinn und Verstand.
PS: Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie fast keinerlei Voraussetzungen mitbringen müssen. So können Sie auf teure Tablets in den Zimmern verzichten – das spart, wie die wegfallenden Druckkosten für die Zimmermappen aus Papier, eine Menge Geld. Falls Sie Ihrem digitalen Service noch mehr Aufmerksamkeit verschaffen möchten, gelingt Ihnen das ganz simpel mit dem Infokanal oder einem Touchscreen-Kiosk.
10. Was kostet das Ganze?
Ein fairer Preis liegt uns genauso am Herzen, wie ein umfassender und persönlicher Service. Egal ob Ferienwohnung, Businesshotel oder großes Wellnesshotel – für jeden ist die digitale Gästebetreuung ein rentabler Schritt.
Je größer das Haus, desto mehr Funktionen und Inhalte müssen erstellt, gewartet und eingerichtet und werden – daher unterscheiden sich die Preise auch je nach Größe des Betriebs und werden individuell von uns berechnet. Was bei uns immer kostenlos ist, ist unser Service: Wir stellen unseren Kunden von Anfang an einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite, der sie jederzeit mit Rat und Tat unterstützt.
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